system rezerwacji dla przychodni lekarskiej

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

Jeśli oferujesz usługi w regularnych odstępach czasowych (60 minut, 90 minut itd.), to jest to idealny typ terminu, oferujący prostą i przejrzystą rezerwację.

Typ terminu Interwał pozwala zdefiniować zakres czasowy w ramach jednego dnia i podzielić go na mniejsze, regularne odcinki. Klient na stronie rezerwacyjnej wybiera te konkretne odcinki czasowe, które mogą również następować po sobie, wydłużając w ten sposób jego rezerwację zgodnie z określonymi zasadami.

Ten typ terminu typowo sprawdza się w przypadku obiektów i kompleksów sportowych, usług doradczych i konsultacyjnych, wellness lub sauny.

Nie trać klientów tylko dlatego, że termin jest już w pełni zajęty – pozwól im zapisać się na listę rezerwową i automatycznie ich informuj, gdy tylko zwolni się dla nich miejsce, ponieważ poprzedni klient anuluje swoją rezerwację.

Funkcja listy rezerwowej pozwala klientom wyrazić zainteresowanie rezerwacją nawet w momencie, gdy termin nie ma już wolnej pojemności. Rezerwacja jeszcze wtedy dla nich nie powstaje, system tylko odnotowuje ich zainteresowanie wraz z danymi. Gdy tylko zwolni się odpowiednia pojemność (np. inny klient anuluje rezerwację), system automatycznie wybiera z kolejki osobę z listy rezerwowej według kolejności i dostępnej pojemności i tworzy dla niej standardową rezerwację ze wszystkim, co się z tym wiąże – wysłaniem potwierdzenia, ewentualnym wezwaniem do zapłaty, zasadami anulowania itp. Jeśli osoba z listy rezerwowej się nie załapie, system dalej jej już nie informuje.

Ta funkcjonalność jest dostępna tylko przy terminie typu Cały jeden termin i trzeba ją najpierw włączyć oraz ustawić jej parametry w ramach konkretnego terminu.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.

Dostarcz klientowi ważne informacje bezpośrednio na telefon, nawet w przypadkach, gdy z różnych powodów wiadomość e-mail nie wystarcza – potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed terminem lub instrukcje dotyczące korzystania z usług.

Wiadomości SMS są w systemie dostępne zarówno w formie powiadomień systemowych, jak i własnych wiadomości z dowolnym tekstem. Te mogą być następnie automatyczne, wysyłane w związku z jakimś zdarzeniem, lub wysyłane ręcznie bezpośrednio z profilu konkretnego klienta czy masowo dla wielu klientów naraz. Wiadomości SMS są ograniczone swoją długością i możliwościami przekazu, mimo to odgrywają ważną rolę w informowaniu klientów.

Ciekawą możliwością jest wykorzystanie SMS-ów do dodatkowych funkcjonalności. Niezależnie od tego, czy chodzi o weryfikację numeru telefonu klienta podczas rejestracji lub tworzenia nowej rezerwacji, czy jako techniczny kanał komunikacji – do sterowania urządzeniem za pomocą wcześniej zdefiniowanej treści wiadomości SMS, np. uruchomienie ogrzewania w saunie przed rozpoczęciem rezerwacji.

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Podziel pracę w administracji między cały zespół, jednocześnie zachowując kontrolę nad tym, kto co może widzieć, edytować i ustawiać – od pełnego dostępu administratora aż po samo podglądanie rezerwacji.

Dostęp do administracji systemu rezerwacji reenio może mieć dowolna liczba użytkowników na własnym koncie. System oferuje kilka ról użytkowników, które w połączeniu z konkretnymi uprawnieniami jasno określają, do jakich czynności dany użytkownik jest upoważniony.

• Administrator

  Pełny dostęp do wszystkich danych i ustawień.

• Pracownik

  Elastyczna rola, zazwyczaj dla użytkowników zarządzających rezerwacjami, terminami, komunikujących się z klientami itp.

• Recepcjonista

  Rola zaprojektowana do szybkiej i efektywnej pracy z istniejącymi rezerwacjami, ich tworzeniem i odprawą.

• Tylko do odczytu

  Dodatkowa rola przeznaczona wyłącznie do dostępu do informacji, zazwyczaj jako bezpieczny podgląd danych.

Dzięki rolom użytkowników i uprawnieniom pracę z rezerwacjami można powierzyć kolejnym osobom, bez konieczności udzielania im dostępu do ustawień strony rezerwacyjnej czy innych parametrów systemu – pracownik może więc np. obsługiwać rezerwacje, ale nie może ingerować w konfigurację systemu ani mieć dostępu do ewidencji płatności online. W konkretnych przypadkach można dodatkowo ustawić ograniczenie do konkretnej grupy rezerwacji według zasobu (np. tylko do określonego oddziału lub usługi).

Logowanie można zabezpieczyć weryfikacją dwuskładnikową, ewentualnie zastąpić wprowadzanie hasła nowoczesnymi kluczami dostępu (passkeys) – weryfikacją odciskiem palca, rozpoznawaniem twarzy lub blokadą ekranu bezpośrednio w urządzeniu użytkownika.

Automatyzuj komunikację z klientami dokładnie według swoich potrzeb – od przypomnień, przez ankiety satysfakcji, aż po oferty marketingowe, w formie e-maili lub SMS-ów. Możliwości własnych wiadomości są jednak znacznie szersze. Za pomocą własnych wiadomości można powiadamiać system lub urządzenie zewnętrzne albo informować administratorów czy pracowników.

Własne wiadomości pozwalają ustawić wysyłkę wiadomości powiązaną z konkretnym zdarzeniem w procesie rezerwacji oraz odpowiednim momentem w czasie. Zdarzenie może być automatyczne (utworzenie rezerwacji, koniec terminu itp.) lub powiązane z ręczną zmianą statusu rezerwacji w panelu administracyjnym czy aplikacji mobilnej.

• E-mail

  Podstawowy typ własnej wiadomości, w którym wysyłana jest tekstowa wiadomość e-mail z własną treścią.

• SMS

  Popularny typ wiadomości, który wprawdzie jest ograniczony rozmiarem i formatem, ale za to ma większą pewność dostarczenia.

• Webhook

  Techniczne rozwiązanie do powiadamiania systemu zewnętrznego o tym, że wystąpiło jakieś zdarzenie. Typowo do różnych automatyzacji.

• Aplikacja mobilna

  Szybka możliwość wysłania powiadomienia bezpośrednio do konkretnej aplikacji mobilnej reenio.

• Smartemailing

  Jeśli prosta treść tekstowa wiadomości e-mail nie wystarcza, można wykorzystać szablony i wysyłkę za pomocą narzędzia Smartemailing.

W odróżnieniu od powiadomień systemowych, które mają z góry określoną strukturę i treść, przy własnych wiadomościach sam określasz treść i cel wykorzystania – zazwyczaj chodzi o podziękowanie lub prośbę o opinię po zakończeniu terminu, przypomnienie przed zbliżającym się terminem, ofertę marketingową, instrukcje dotyczące rezerwacji, życzenia urodzinowe lub imieninowe (nawet z bonem podarunkowym) lub przypomnienie się klientowi, który dawno się nie rezerwował.

Treść własnych wiadomości może również zawierać tzw. zmienne zastępcze, które przy samej wysyłce wiadomości są zastępowane odpowiednią wartością, np. imieniem klienta, godziną rozpoczęcia rezerwacji. Własne wiadomości przypisuje się do terminów za pomocą grup wiadomości, dzięki czemu nie jest konieczne ustawianie reguł dla każdego terminu osobno, a jednocześnie zachowana jest elastyczność dla różnych sytuacji i potrzeb.

Specjalną cechą niektórych typów wiadomości i konkretnych zdarzeń jest możliwość uzupełnienia własnej wiadomości o elementy dynamiczne – ankietę satysfakcji lub wygenerowany kod bonu. Tutaj wszystko zależy od Ciebie, jak te możliwości zintegrujesz ze swoimi działaniami marketingowymi.

Synchronizacja kalendarza umożliwia połączenie systemu reenio z kalendarzem zewnętrznym. Typowe jest połączenie z kalendarzem Google, które ustawia się w prosty sposób poprzez zalogowanie kontem Google i udzielenie dostępu.

Rezerwacje utworzone w systemie reenio pojawią się w Twoim kalendarzu, natomiast odwrotnie – rezerwacje z Twoich wydarzeń w kalendarzu Google nie powstają (proces rezerwacji jest na tyle złożony, że samo wydarzenie w kalendarzu nie wystarczy). W przeciwnym kierunku, czyli z kalendarza Google do systemu reenio, synchronizacja jest więc możliwa tylko w ograniczonym zakresie – wydarzenia mogą być synchronizowane jako blokady czasu, dzięki czemu na dany termin nie będzie już można utworzyć kolejnej nowej rezerwacji.