system rezerwacji dla
Twojej firmy

Zaoferuj klientom rezerwację całego kursu lub cyklu lekcji naraz – termin zawsze rezerwowany jest jako jedna całość, a nie osobno dla poszczególnych dni.

Ten typ terminu jest dość specyficzny i pozwala zdefiniować zestaw terminów, które zawsze rezerwowane są jako jedna całość. Typowym przykładem jest kurs odbywający się w każdy poniedziałek od 9 do 11 przez 3 miesiące – klient nie rezerwuje więc poszczególnych poniedziałków osobno, lecz cały kurs naraz, jako niepodzielną sekwencję.

Sekwencję można również edytować, wykorzystując powtarzanie terminu, a następnie edytując poszczególne wystąpienia, co zapewnia, że wszystkie terminy pozostają w zdefiniowanej sekwencji. Nie ma więc problemu ze stworzeniem sekwencji, która będzie miała terminy poniedziałkowe o 17:00 i środowe o 19:00.

Sekwencja sprawdza się przede wszystkim w przypadku kursów tanecznych, kursów pływania, kursów edukacyjnych, nauki języków, zajęć dla dzieci i podobnych powtarzających się aktywności.

Typ terminu Bon, w odróżnieniu od pozostałych typów terminów, nie zmusza klienta do wyboru konkretnej daty i godziny wykorzystania zarezerwowanych usług. Rezerwacja informuje go jedynie, w jakim okresie może skorzystać z usługi. Właśnie dlatego ten typ terminu nie sprawdza się w przypadku usług ograniczonych pojemnością lub konkretnym czasem – nie pozwala bowiem ustawić całkowitej pojemności, ponieważ z góry nie wiadomo, kiedy dokładnie klient wykorzysta swoją rezerwację.

Ten typ terminu, czy raczej rezerwacji, jest odpowiedni wszędzie tam, gdzie chcesz sprzedawać swoje usługi (zazwyczaj w formie biletów) i jednocześnie nie jest zbyt istotne, kiedy klienci przyjdą lub jaka jest ograniczająca pojemność. Do typowych zastosowań należą więc różne wystawy, ogrody zoologiczne, zabytki lub różne formy dostępu.

Zaoferuj swoim klientom bony podarunkowe na Twoje usługi, a jednocześnie umożliw im zakup bonów podarunkowych online – klient od razu otrzymuje swój bon e-mailem i może go podarować lub od razu wykorzystać.

Bony podarunkowe są częścią szerszej funkcjonalności bonów rabatowych i karnetów, gdzie dla wszystkich tych narzędzi obowiązuje podobny sposób i możliwości zastosowania. Bon tworzysz z góry określonymi parametrami – ustawionym okresem ważności, wysokością rabatu lub wartością, i przypisujesz go do konkretnych terminów, na które można go zastosować (możliwe jest więc posiadanie jednocześnie różnych bonów dla różnych ofert usług lub terminów, które w ogóle nie akceptują bonów). Klient otrzymuje następnie kod bonu, czy to bezpośrednio od Ciebie, czy poprzez zakup online.

• Kwota do jednorazowego wykorzystania

  Klasyczny bon o stałej wartości pieniężnej, zazwyczaj do jednorazowego wykorzystania jako prezent.

• Rabat procentowy

  Bon rabatowy na proporcjonalną część, zazwyczaj odpowiedni do rozdawania nowym klientom lub jako karnet itp.

• Kwota do stopniowego wykorzystania

  Bon ma określoną wartość pieniężną, która jest stopniowo wykorzystywana – forma wirtualnego portfela.

• Bez rabatu

  Typ bonu, który w żaden sposób nie zmienia ceny, ale można go wykorzystać np. do ograniczenia rezerwacji tylko dla wybranej grupy klientów.

W przypadku prawdziwie podarunkowych bonów ważna jest możliwość stworzenia własnego wyglądu (PDF), który uwzględni nie tylko Twój styl graficzny, cel wykorzystania, ale również możliwość umieszczenia dedykacji itp.

Pozwól klientom zapłacić za rezerwację lub bilety od razu online, jeszcze przed skorzystaniem z usługi – szybciej, wygodniej i z pewnością, że rezerwacja zostanie opłacona, a więc wykorzystana.

System reenio umożliwia wymaganie płatności z góry jako części procesu rezerwacji, dzięki czemu rezerwacja klienta staje się ważna dopiero po dokonaniu płatności. Sam decydujesz, czy płatność online jest obowiązkowa, czy pozostawiasz klientowi decyzję o zapłacie na miejscu. Przy płatności obowiązkowej można określić termin, do którego nowa rezerwacja musi zostać opłacona, w przeciwnym razie zostaje automatycznie anulowana, a miejsce zwalnia się dla kolejnego klienta.

W ramach płatności online można wybrać spośród kilku obsługiwanych bramek płatności. System rezerwacji zajmuje się wtedy technicznym połączeniem i komunikacją z wybraną bramką płatności, ale wszystkie sprawy handlowe i formalne załatwiasz bezpośrednio z dostawcą bramki płatności – otrzymane pieniądze masz pod pełną kontrolą, na swoim własnym koncie firmowym.

• GoPay

  Bramka płatności online oferująca szeroki wachlarz metod płatności, od płatności kartą po szybkie przelewy bankowe, Apple Pay czy Google Pay.

• Comgate

  Kolejna z czeskich bramek płatności, działająca również w innych krajach europejskich. Metody płatności są różne i pokrywają typowe potrzeby.

• Stripe

  Globalna bramka płatności, która staje się coraz bardziej popularna. Oferuje szybką integrację i zatwierdzenie, dzięki czemu płatności można zacząć przyjmować w ciągu kilku minut.

• Przelew bankowy

  Specjalny typ metody płatności, w którym system rezerwacji sam potrafi wygenerować kod QR do płatności, a następnie automatycznie weryfikować i dopasowywać otrzymane płatności.

Po pomyślnej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą i generuje oraz wysyła klientowi dokument potwierdzający płatność. System reenio oferuje szeroki zakres możliwości i funkcji do pracy z płatnościami, w tym eksporty, zwroty itp. Należy jednak pamiętać, że reenio samo w sobie nie jest systemem księgowym.

Rezerwacje w systemie reenio możesz połączyć bezpośrednio z obsługiwanymi inteligentnymi zamkami i tym samym automatycznie zarządzać dostępem klientów.

Obsługiwane są zamki Igloohome (możliwa również praca offline dzięki technologii algoPIN), Nuki oraz system Unifi Access od Ubiquiti. Każdy z nich ma swoją specyfikę i jest idealnym rozwiązaniem dla różnych typów działalności i scenariuszy pracy.

• Igloohome

  Nie tylko praca online za pośrednictwem bramy internetowej, ale również standardowy tryb offline dzięki algorytmowi algoPIN.

• Nuki

  Znana i sprawdzona marka inteligentnych zamków z rozwiązaniem chmurowym online.

• Unifi Access

  Profesjonalne rozwiązanie dla wymagających obiektów, umożliwiające pełną kontrolę dostępu i integrację np. z systemem kamer.

Cały proces może działać zgodnie z konkretnymi ustawieniami, ale zazwyczaj np. na 1 godzinę przed rezerwacją, która musi być opłacona, automatycznie generowany i wysyłany jest klientowi kod PIN ważny tylko dla niego i tylko na czas jego rezerwacji. W przypadku Igloohome istnieje możliwość, że zamek nie musi być połączony z internetem, a klient i tak otrzyma unikalny kod PIN. Połączenie online oferuje jednak większą elastyczność i kontrolę nad dostępem.

Aby korzystać z tej integracji, musisz mieć w panelu administracyjnym aktywną funkcję REENIO Connect oraz możliwość korzystania z Własnych wiadomości, za pośrednictwem których odbywa się sama automatyzacja. Unikalny kod PIN jest wysyłany klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Nie pozwól klientom tworzyć rezerwacji online bez Twojej zgody, lecz sam decyduj, którą rezerwację zatwierdzisz – jest to przydatne wszędzie tam, gdzie prośbę o rezerwację trzeba najpierw ocenić, zanim faktycznie przypiszesz klientowi termin.

Funkcja zatwierdzania rezerwacji zmienia standardowy proces w taki sposób, że rezerwacja utworzona przez klienta nie powstaje od razu jako zatwierdzona, lecz najpierw czeka na Twoje zatwierdzenie w panelu administracyjnym. Klient po utworzeniu rezerwacji otrzymuje informację, że jego rezerwacja czeka na zatwierdzenie, a ostateczne potwierdzenie (ewentualnie także wezwanie do płatności online) otrzymuje dopiero w momencie, gdy sam zatwierdzisz rezerwację lub ją odrzucisz.

Przydaje się to wszędzie tam, gdzie chcesz mieć pełną kontrolę nad obłożeniem terminów – na przykład przy indywidualnych konsultacjach, gdzie najpierw musisz sprawdzić, czy termin jest odpowiedni, przy usługach wymagających zapewnienia dodatkowych potrzeb, lub tam, gdzie chcesz zapobiec przypadkowym lub nieodpowiednim rezerwacjom.

Chcesz wiedzieć, jak zadowoleni są Twoi klienci – wystarczy po zakończeniu terminu wysłać im prośbę o ocenę. System rezerwacji może w tym pomóc i może automatycznie wysyłać, zapisywać i przetwarzać ankiety satysfakcji od klientów.

Zbieranie opinii działa dzięki połączeniu dwóch funkcji – formularza oceny i własnych wiadomości. Formularz oceny definiuje własne pytania różnego typu, na które chcesz uzyskać odpowiedzi, a także ocenę za pomocą gwiazdek. Ten formularz można następnie połączyć z własną wiadomością, która zapewni jego wysłanie do klienta zgodnie z określonymi regułami i na podstawie konkretnego zdarzenia.

Docieraj i komunikuj się ze swoimi klientami w ich języku, niezależnie od tego, czy rezerwują z Czech, Polski czy z zagranicy – stronę rezerwacyjną i cały panel administracyjny można prowadzić jednocześnie w wielu wersjach językowych. Dla panelu administracyjnego dostępne są 4 obsługiwane języki, a dla strony rezerwacyjnej 7 języków do ewentualnej lokalizacji.

Własną treść, którą sam wprowadzasz do systemu (regulamin, opisy zasobów, nazwy terminów, informacje na stronie głównej itp.), musisz sam przetłumaczyć i zapewnić z własnej strony. System oferuje przejrzysty sposób zarządzania informacjami w wielu językach.

Rozwiąż też płatności przyjmowane osobiście na miejscu – oznacz rezerwację jako opłaconą, wygeneruj dokument księgowy i wydrukuj go od razu na drukarce kasowej (POS), lub od razu przyjmij płatność kartą przez podłączony terminal płatniczy.

Funkcja kasy pozwala oznaczyć rezerwację jako opłaconą bezpośrednio w panelu administracyjnym, nawet jeśli płatność odbyła się poza bramką płatności online, np. gotówką na recepcji. Do tak przyjętej płatności system potrafi następnie wystawić odpowiedni dokument księgowy, respektujący ustawioną numerację itp.

Do płatności kartą system można dodatkowo połączyć z terminalem płatniczym (SumUp, GP Tom, Comgate), dzięki czemu bezpośrednio przyciskiem w szczegółach rezerwacji wysyłane jest żądanie płatności na terminal, a po udanej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą, tworzy płatność oraz dokument i wysyła klientowi potwierdzenie e-mailem, tak samo jak przy płatności przez bramkę online.

System rezerwacji potrafi automatycznie informować klientów, ale również administratorów i pracowników, o wszystkim, co dzieje się wokół rezerwacji – wysyłanie powiadomień systemowych możesz ustawić według swoich potrzeb i sposobu działania.

Powiadomienia systemowe to automatyczne e-maile i SMS-y, które system wysyła w imieniu Twojej strony rezerwacyjnej bez żadnej dodatkowej ingerencji z Twojej strony. Należą do nich potwierdzenie udanej rezerwacji, potwierdzenie anulowania, potwierdzenie płatności, zatwierdzenie rezerwacji, PDF z kodami rezerwacji, powiadomienie o zbliżającym się terminie i inne.

W ustawieniach dla poszczególnych typów zdarzeń określasz, jakim kanałem mają być wysyłane – e-mailem, SMS-em lub oboma – oraz ewentualnie z jakim wyprzedzeniem. Na przykład powiadomienie o zbliżającym się wydarzeniu może zostać wysłane 24 godziny, a jednocześnie 3 godziny wcześniej. Wysyłka oczywiście zakłada, że masz do dyspozycji odpowiednie dane kontaktowe klienta.

• Dla klientów

  Cała komunikacja i informacje kierowane od systemu do klienta, wraz z przypomnieniem, aby rezerwacja niepotrzebnie nie przepadła.

• Dla administratorów

  Aby zapewnić podstawowy przegląd tego, co dzieje się w systemie, bez potrzeby stałej kontroli i logowania się do administracji.

• Dla pracowników

  Idealne, gdy trzeba powiadomić konkretnego pracownika, że powstała rezerwacja na jego usługi i musi się z tym liczyć.

W odróżnieniu od własnych wiadomości chodzi w tym przypadku o wiadomości o z góry określonej treści, uwzględniającej informacje o rezerwacji – ich treści ani formy nie można dowolnie modyfikować, można jedynie ustawić, kiedy i komu mają być wysyłane.

Zaoferuj klientom również klasyczną płatność przelewem bankowym tam, gdzie nie zależy Ci na natychmiastowym potwierdzeniu – idealne dla rezerwacji z dłuższym wyprzedzeniem.

Płatność przelewem w systemie reenio sprawdza się szczególnie tam, gdzie termin obowiązkowej płatności za rezerwację wynosi trzy dni lub więcej, ewentualnie gdzie płatność w ogóle nie jest warunkiem powstania rezerwacji. Zaletą tego podejścia jest to, że wszystko odbywa się wyłącznie w ramach systemu rezerwacji i banku, i nie trzeba mieć uruchomionej bramki płatności online. Kolejną zaletą są niższe koszty realizacji płatności. Wadą natomiast jest bardziej złożona kontrola, synchronizacja i szybkość płatności.

System udostępnia klientowi dane do płatności (numer konta, kwotę, symbol zmienny – w tym również w formie popularnego kodu QR do płatności) potrzebne do wysłania płatności, a na podstawie symbolu zmiennego można następnie odnaleźć płatność i dopasować ją do konkretnej rezerwacji, ewentualnie zakupu w przypadku bonów podarunkowych. Dopasowanie można wykonać ręcznie bezpośrednio w panelu administracyjnym lub automatycznie – wystarczy w obsługiwanym banku ustawić wysyłanie powiadomień o przychodzącej płatności na unikalny adres e-mail. Gdy tylko takie powiadomienie z banku dotrze, system dopasowuje płatność na podstawie symbolu zmiennego i sam oznacza rezerwację jako opłaconą.

Płatność przelewem jest zazwyczaj dostępna również jako jedna z metod w ramach bramki płatności online, jednak w tym przypadku jej aktywacja jest raczej komplikacją, gdy w jednym rozwiązaniu łączą się zupełnie różne metody płatności. Podobnie jak przy innych sposobach płatności, system w momencie dopasowania płatności automatycznie wystawia i wysyła klientowi odpowiedni dokument księgowy.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.