system rezerwacji dla
Twojej firmy

Nie pozwól klientom tworzyć rezerwacji online bez Twojej zgody, lecz sam decyduj, którą rezerwację zatwierdzisz – jest to przydatne wszędzie tam, gdzie prośbę o rezerwację trzeba najpierw ocenić, zanim faktycznie przypiszesz klientowi termin.

Funkcja zatwierdzania rezerwacji zmienia standardowy proces w taki sposób, że rezerwacja utworzona przez klienta nie powstaje od razu jako zatwierdzona, lecz najpierw czeka na Twoje zatwierdzenie w panelu administracyjnym. Klient po utworzeniu rezerwacji otrzymuje informację, że jego rezerwacja czeka na zatwierdzenie, a ostateczne potwierdzenie (ewentualnie także wezwanie do płatności online) otrzymuje dopiero w momencie, gdy sam zatwierdzisz rezerwację lub ją odrzucisz.

Przydaje się to wszędzie tam, gdzie chcesz mieć pełną kontrolę nad obłożeniem terminów – na przykład przy indywidualnych konsultacjach, gdzie najpierw musisz sprawdzić, czy termin jest odpowiedni, przy usługach wymagających zapewnienia dodatkowych potrzeb, lub tam, gdzie chcesz zapobiec przypadkowym lub nieodpowiednim rezerwacjom.

Dostosuj system rezerwacji do swojej działalności – niezależnie od tego, czy prowadzisz obiekt sportowy, salon kosmetyczny, wypożyczalnię, czy organizujesz kursy edukacyjne, system potrafi elastycznie reagować na różne potrzeby i wyobrażenia związane z konkretnym typem działalności. Oczywiście nadal jest to uniwersalny system chmurowy, a nie rozwiązanie szyte na miarę, więc niektóre bardzo specyficzne wyobrażenia dotyczące działania, wyglądu itd. mogą nie być realnie możliwe do pokrycia.

System oferuje szeroką gamę ustawień, dzięki którym można łatwiej dostosować rezerwację właśnie do Twoich klientów i działalności. Podstawą elastyczności są różne typy terminów (Cały jeden termin, Interwały, Cała sekwencja, Dowolny czas, Wielodniowy, Bon, Rezerwacja miejsc), spośród których można wybrać ten najbardziej odpowiedni – od jednorazowych warsztatów, przez godzinowy wynajem obiektów sportowych, aż po wielodniowe pobyty czy sprzedaż biletów na wydarzenia.

Na tej podstawie opiera się następnie szereg dalszych ustawień, dzięki którym można jeszcze bardziej dopracować proces: własne formularze rezerwacyjne do zbierania określonych danych, różne typy cen i rabatów, płatności online oraz płatności kredytem, zatwierdzanie rezerwacji, lista rezerwowa, pilnowanie kolizji między zasobami czy zautomatyzowana komunikacja za pomocą powiadomień systemowych i własnych wiadomości. Dzięki rolom użytkowników można zaangażować cały zespół z prawidłowo ustawionymi uprawnieniami, a poprzez API czy webhooki połączyć system rezerwacji z innymi systemami według potrzeb.

System rozwija się więc razem z działalnością – od prostego wdrożenia z minimalną konfiguracją aż po kompleksowe rozwiązanie wykorzystujące jednocześnie większość dostępnych funkcji.

Połącz stronę rezerwacyjną z Google Analytics lub Facebook Pixel i śledź skuteczność kampanii, zyskując tym samym ważne dane. Jednocześnie za pomocą systemu możesz komunikować się z klientami w sposób zautomatyzowany i efektywny oraz ich utrzymywać, motywować czy zbierać opinie.

Na stronie rezerwacyjnej można umieścić kod pomiarowy Google Analytics, Facebook Pixel lub podobnych narzędzi i śledzić w ten sposób zachowanie odwiedzających oraz konwersje z kampanii reklamowych.

System rezerwacji reenio oferuje również szereg narzędzi do utrzymywania kontaktu z klientami na różnych etapach cyklu życia klienta. Na przykład za pomocą własnych wiadomości można automatycznie wysłać ankietę satysfakcji krótko po zakończeniu terminu i uzyskać w ten sposób opinię zwrotną, bez konieczności ręcznego kontaktowania się z klientami. W ten sam sposób klienta, który dawno się nie rezerwował, można zmotywować do powrotu przypomnieniem lub ofertą, ewentualnie złożyć mu życzenia urodzinowe czy imieninowe i od razu dodać bon podarunkowy. Dzięki etykietom klientów można dodatkowo automatycznie posegregować według tego, z jakiej usługi skorzystali, i dalej pracować z nimi w sposób ukierunkowany w ramach własnych działań marketingowych.

Chcesz wiedzieć, jak zadowoleni są Twoi klienci – wystarczy po zakończeniu terminu wysłać im prośbę o ocenę. System rezerwacji może w tym pomóc i może automatycznie wysyłać, zapisywać i przetwarzać ankiety satysfakcji od klientów.

Zbieranie opinii działa dzięki połączeniu dwóch funkcji – formularza oceny i własnych wiadomości. Formularz oceny definiuje własne pytania różnego typu, na które chcesz uzyskać odpowiedzi, a także ocenę za pomocą gwiazdek. Ten formularz można następnie połączyć z własną wiadomością, która zapewni jego wysłanie do klienta zgodnie z określonymi regułami i na podstawie konkretnego zdarzenia.

Zaoferuj klientom rezerwację całego kursu lub cyklu lekcji naraz – termin zawsze rezerwowany jest jako jedna całość, a nie osobno dla poszczególnych dni.

Ten typ terminu jest dość specyficzny i pozwala zdefiniować zestaw terminów, które zawsze rezerwowane są jako jedna całość. Typowym przykładem jest kurs odbywający się w każdy poniedziałek od 9 do 11 przez 3 miesiące – klient nie rezerwuje więc poszczególnych poniedziałków osobno, lecz cały kurs naraz, jako niepodzielną sekwencję.

Sekwencję można również edytować, wykorzystując powtarzanie terminu, a następnie edytując poszczególne wystąpienia, co zapewnia, że wszystkie terminy pozostają w zdefiniowanej sekwencji. Nie ma więc problemu ze stworzeniem sekwencji, która będzie miała terminy poniedziałkowe o 17:00 i środowe o 19:00.

Sekwencja sprawdza się przede wszystkim w przypadku kursów tanecznych, kursów pływania, kursów edukacyjnych, nauki języków, zajęć dla dzieci i podobnych powtarzających się aktywności.

Automatyzuj komunikację z klientami dokładnie według swoich potrzeb – od przypomnień, przez ankiety satysfakcji, aż po oferty marketingowe, w formie e-maili lub SMS-ów. Możliwości własnych wiadomości są jednak znacznie szersze. Za pomocą własnych wiadomości można powiadamiać system lub urządzenie zewnętrzne albo informować administratorów czy pracowników.

Własne wiadomości pozwalają ustawić wysyłkę wiadomości powiązaną z konkretnym zdarzeniem w procesie rezerwacji oraz odpowiednim momentem w czasie. Zdarzenie może być automatyczne (utworzenie rezerwacji, koniec terminu itp.) lub powiązane z ręczną zmianą statusu rezerwacji w panelu administracyjnym czy aplikacji mobilnej.

• E-mail

  Podstawowy typ własnej wiadomości, w którym wysyłana jest tekstowa wiadomość e-mail z własną treścią.

• SMS

  Popularny typ wiadomości, który wprawdzie jest ograniczony rozmiarem i formatem, ale za to ma większą pewność dostarczenia.

• Webhook

  Techniczne rozwiązanie do powiadamiania systemu zewnętrznego o tym, że wystąpiło jakieś zdarzenie. Typowo do różnych automatyzacji.

• Aplikacja mobilna

  Szybka możliwość wysłania powiadomienia bezpośrednio do konkretnej aplikacji mobilnej reenio.

• Smartemailing

  Jeśli prosta treść tekstowa wiadomości e-mail nie wystarcza, można wykorzystać szablony i wysyłkę za pomocą narzędzia Smartemailing.

W odróżnieniu od powiadomień systemowych, które mają z góry określoną strukturę i treść, przy własnych wiadomościach sam określasz treść i cel wykorzystania – zazwyczaj chodzi o podziękowanie lub prośbę o opinię po zakończeniu terminu, przypomnienie przed zbliżającym się terminem, ofertę marketingową, instrukcje dotyczące rezerwacji, życzenia urodzinowe lub imieninowe (nawet z bonem podarunkowym) lub przypomnienie się klientowi, który dawno się nie rezerwował.

Treść własnych wiadomości może również zawierać tzw. zmienne zastępcze, które przy samej wysyłce wiadomości są zastępowane odpowiednią wartością, np. imieniem klienta, godziną rozpoczęcia rezerwacji. Własne wiadomości przypisuje się do terminów za pomocą grup wiadomości, dzięki czemu nie jest konieczne ustawianie reguł dla każdego terminu osobno, a jednocześnie zachowana jest elastyczność dla różnych sytuacji i potrzeb.

Specjalną cechą niektórych typów wiadomości i konkretnych zdarzeń jest możliwość uzupełnienia własnej wiadomości o elementy dynamiczne – ankietę satysfakcji lub wygenerowany kod bonu. Tutaj wszystko zależy od Ciebie, jak te możliwości zintegrujesz ze swoimi działaniami marketingowymi.

Typ terminu Bon, w odróżnieniu od pozostałych typów terminów, nie zmusza klienta do wyboru konkretnej daty i godziny wykorzystania zarezerwowanych usług. Rezerwacja informuje go jedynie, w jakim okresie może skorzystać z usługi. Właśnie dlatego ten typ terminu nie sprawdza się w przypadku usług ograniczonych pojemnością lub konkretnym czasem – nie pozwala bowiem ustawić całkowitej pojemności, ponieważ z góry nie wiadomo, kiedy dokładnie klient wykorzysta swoją rezerwację.

Ten typ terminu, czy raczej rezerwacji, jest odpowiedni wszędzie tam, gdzie chcesz sprzedawać swoje usługi (zazwyczaj w formie biletów) i jednocześnie nie jest zbyt istotne, kiedy klienci przyjdą lub jaka jest ograniczająca pojemność. Do typowych zastosowań należą więc różne wystawy, ogrody zoologiczne, zabytki lub różne formy dostępu.

Zaoferuj klientom rezerwację dokładnie w czasie, który odpowiada im i Tobie – nie muszą mieścić się w z góry ustalonych blokach czasowych jak przy typie Interwał, po prostu wybierają start oraz długość zgodnie z możliwościami terminu.

Przy typie terminu Dowolny czas definiujesz okno czasowe, w którym rezerwacja jest możliwa, a dalsze ustawienia określają, w jakich krokach czasowych rezerwacja może się rozpoczynać i jak długo może trwać. Sprawdza się tam, gdzie podstawą są godziny otwarcia, a zazwyczaj chodzi o świadczenie różnych usług, takich jak wynajem przestrzeni, masaże, fryzjerstwo, solarium czy spotkania indywidualne.

W połączeniu z pilnowaniem kolizji ten typ oferuje bardzo elastyczną możliwość oferowania różnych usług, w różnych cenach i o różnej długości, w taki sposób, że zamówienie jednej usługi blokuje ofertę innych usług w tym samym czasie.

System reenio jest w ciągłym, nieustannym rozwoju, dzięki któremu przybywają nowe funkcje, integracje z kolejnymi narzędziami i urządzeniami oraz ulepszenia istniejących funkcji i elementów administracji czy strony rezerwacyjnej. Rozwój uwzględnia zarówno potrzeby użytkowników i ich działalności, jak i to, co dzieje się w świecie technologii – nowe rozwiązania techniczne czy technologie internetowe są stopniowo wprowadzane do systemu tak, aby każdy użytkownik mógł z nich efektywnie korzystać.

Rozwój jednocześnie automatycznie reaguje na aktualne wymogi formalne i prawne, na przykład w zakresie ochrony danych osobowych (RODO) lub obowiązków związanych ze zgłaszaniem nielegalnych treści czy odstąpieniem od umowy online. Dzięki temu możesz prowadzić system rezerwacji zgodnie z aktualnymi zasadami, bez konieczności samodzielnego śledzenia i rozwiązywania każdej zmiany prawnej.

Dzięki koncepcji systemu, który do swojego działania wykorzystuje technologie chmurowe i funkcjonuje w formie SaaS (Software as a Service), zawsze obowiązuje zasada, że nowe funkcje czy aktualizacje są dostępne dla wszystkich użytkowników. Dostępność tych funkcji i zmian jest zawsze automatyczna, a użytkownik nie musi wykonywać żadnej aktualizacji systemu ani instalacji.

Przegląd nowości i aktualnych zmian znajdziesz na bieżąco w dokumentacji lub w panelu administracyjnym systemu.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

Zaoferuj klientom możliwość zapisania ich biletu, rezerwacji lub bonu bezpośrednio w telefonie, w aplikacji, którą znają i której używają – Apple Wallet lub Google Wallet.

System reenio pozwala klientom dodać kod QR rezerwacji czy biletu bezpośrednio do systemowego portfela Apple lub Google, dzięki czemu klient nie musi szukać e-maila z potwierdzeniem ani drukować dokumentu – kod ma zapisany od razu w telefonie, skąd łatwo go znajdzie przy wejściu.

Tę samą możliwość można wykorzystać również przy bonach – czyli kodach QR dla bonów podarunkowych, kodów rabatowych i karnetów. Przy bonie wykorzystywanym stopniowo to rozwiązanie ma jeszcze jedną ogromną zaletę: klient bezpośrednio w swoim portfelu w telefonie widzi też aktualne saldo.

Dla klienta chodzi więc przede wszystkim o wygodę i mniejsze ryzyko zgubienia lub zapomnienia biletu czy bonu – dla Ciebie o nieco płynniejszą i szybszą odprawę biletów i bonów.

Pozwól systemowi rezerwacji automatycznie pilnować, aby nigdy nie nakładały się na siebie dwie rezerwacje w tym samym czasie, jeśli korzystają z tego samego zasobu. Dzięki pilnowaniu kolizji nie ma problemu z stworzeniem złożonej oferty terminów i usług, przy jednoczesnym zapewnieniu efektywnego zarządzania rezerwacjami na ten sam moment czasowy.

Zasoby (usługa, pracownik, miejsce) służą w systemie reenio nie tylko jako podstawa informacyjna dla oferty terminów, ich filtrowania i nawigacji, ale również jako ważny element automatyzacji całego procesu rezerwacji. Dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system automatycznie ocenia, czy w danym czasie można utworzyć rezerwację, czy też doszłoby do kolizji z powodu zajętości wykorzystywanych zasobów – na przykład jeśli sauna miałaby być w tym samym czasie zajęta przez inną rezerwację, ale z inną wykorzystywaną usługą.

Jeśli chcesz rezerwować naprawdę efektywnie i chcesz zaoferować swoim klientom różne możliwości, usługi, ceny itd., to pilnowanie kolizji zdecydowanie warto dobrze zrozumieć i wykorzystać. Na przykład jeśli prowadzisz serwis opon i myjnię samochodową z 3 garażami, dzięki pilnowaniu kolizji możesz oferować różne usługi (terminy) w różnych garażach, a jeśli klient zarezerwuje jedną usługę w garażu 1, żadna kolejna rezerwacja na ten sam czas nie może już powstać dla garażu 1. I dokładnie tego automatycznie pilnuje system rezerwacji.

Pilnowanie kolizji jest dostępne niemal dla wszystkich typów terminów. Nie można go zastosować do pilnowania kolizji na poziomie poszczególnych miejsc na mapie siedzeń.