system rezerwacji dla
Twojej firmy

Zaoferuj klientom rezerwację na stały odcinek czasowy z ograniczoną pojemnością – idealne tam, gdzie w jednym wydarzeniu musi móc uczestniczyć więcej osób, ale jednocześnie nie więcej, niż jesteś w stanie obsłużyć.

Przy terminie typu Cały jeden termin klient zawsze rezerwuje cały ustalony termin, czyli stały odcinek czasowy od–do, bez możliwości wyboru własnego czasu. Zazwyczaj chodzi o termin z wyższą pojemnością, odbywający się w stałym, ustalonym czasie – sprawdza się w przypadku wydarzeń i lekcji sportowych, seminariów, wykładów, koncertów, wernisaży, jednorazowych kursów, warsztatów lub zwiedzania.

Przy tym typie można włączyć również funkcję tzw. listy rezerwowej, dzięki której klient nawet po wyczerpaniu dostępnej pojemności może wyrazić zainteresowanie rezerwacją. Termin obsługuje również tworzenie powtarzających się rezerwacji, a także wydarzenia online.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

Chcesz wiedzieć, jak zadowoleni są Twoi klienci – wystarczy po zakończeniu terminu wysłać im prośbę o ocenę. System rezerwacji może w tym pomóc i może automatycznie wysyłać, zapisywać i przetwarzać ankiety satysfakcji od klientów.

Zbieranie opinii działa dzięki połączeniu dwóch funkcji – formularza oceny i własnych wiadomości. Formularz oceny definiuje własne pytania różnego typu, na które chcesz uzyskać odpowiedzi, a także ocenę za pomocą gwiazdek. Ten formularz można następnie połączyć z własną wiadomością, która zapewni jego wysłanie do klienta zgodnie z określonymi regułami i na podstawie konkretnego zdarzenia.

Synchronizacja kalendarza umożliwia połączenie systemu reenio z kalendarzem zewnętrznym. Typowe jest połączenie z kalendarzem Google, które ustawia się w prosty sposób poprzez zalogowanie kontem Google i udzielenie dostępu.

Rezerwacje utworzone w systemie reenio pojawią się w Twoim kalendarzu, natomiast odwrotnie – rezerwacje z Twoich wydarzeń w kalendarzu Google nie powstają (proces rezerwacji jest na tyle złożony, że samo wydarzenie w kalendarzu nie wystarczy). W przeciwnym kierunku, czyli z kalendarza Google do systemu reenio, synchronizacja jest więc możliwa tylko w ograniczonym zakresie – wydarzenia mogą być synchronizowane jako blokady czasu, dzięki czemu na dany termin nie będzie już można utworzyć kolejnej nowej rezerwacji.

Pozwól systemowi rezerwacji automatycznie pilnować, aby nigdy nie nakładały się na siebie dwie rezerwacje w tym samym czasie, jeśli korzystają z tego samego zasobu. Dzięki pilnowaniu kolizji nie ma problemu z stworzeniem złożonej oferty terminów i usług, przy jednoczesnym zapewnieniu efektywnego zarządzania rezerwacjami na ten sam moment czasowy.

Zasoby (usługa, pracownik, miejsce) służą w systemie reenio nie tylko jako podstawa informacyjna dla oferty terminów, ich filtrowania i nawigacji, ale również jako ważny element automatyzacji całego procesu rezerwacji. Dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system automatycznie ocenia, czy w danym czasie można utworzyć rezerwację, czy też doszłoby do kolizji z powodu zajętości wykorzystywanych zasobów – na przykład jeśli sauna miałaby być w tym samym czasie zajęta przez inną rezerwację, ale z inną wykorzystywaną usługą.

Jeśli chcesz rezerwować naprawdę efektywnie i chcesz zaoferować swoim klientom różne możliwości, usługi, ceny itd., to pilnowanie kolizji zdecydowanie warto dobrze zrozumieć i wykorzystać. Na przykład jeśli prowadzisz serwis opon i myjnię samochodową z 3 garażami, dzięki pilnowaniu kolizji możesz oferować różne usługi (terminy) w różnych garażach, a jeśli klient zarezerwuje jedną usługę w garażu 1, żadna kolejna rezerwacja na ten sam czas nie może już powstać dla garażu 1. I dokładnie tego automatycznie pilnuje system rezerwacji.

Pilnowanie kolizji jest dostępne niemal dla wszystkich typów terminów. Nie można go zastosować do pilnowania kolizji na poziomie poszczególnych miejsc na mapie siedzeń.

Ustaw ceny dla klientów dokładnie zgodnie ze swoją ofertą – różne kategorie klientów, rabaty za dłuższą rezerwację lub rezerwację dokonaną z wyprzedzeniem, kupony rabatowe oraz kombinację wszystkiego razem.

Cena rezerwacji w systemie reenio nie musi być tylko jedną stałą liczbą – system dostarcza narzędzia, aby wycenić ofertę inteligentnie i dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Możesz ustawić różne kategorie cenowe, na przykład wstęp dla osoby indywidualnej lub rodziny, które następnie automatycznie uwzględniane są w rezerwacji zgodnie z wyborem klienta.

Cenę dodatkowo możesz dostosować do konkretnych okoliczności rezerwacji – na przykład dając rabat klientom, którzy rezerwują termin z odpowiednim wyprzedzeniem, lub odwrotnie ustawiając inną stawkę za dłuższy pobyt czy wynajem. Dzięki własnemu formularzowi rezerwacyjnemu łatwo zaoferujesz też usługi dodatkowo płatne lub rabat dla wybranej grupy klientów.

Do kampanii marketingowych i kontrolowanego dostępu do wybranych terminów przydają się kupony rabatowe z własnym ustawieniem ważności i liczby użyć – niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazową akcję, rabat lojalnościowy, czy zamkniętą grupę, dla której termin otwierasz tylko przy użyciu odpowiedniego kodu.

Siła kształtowania cen polega na tym, że wszystkie te narzędzia można dowolnie łączyć i stosować jednocześnie. Ostateczna cena zawsze odpowiada dokładnie temu, jak chcesz oferować swoje usługi i co sam wybierze klient.

Zaoferuj klientom rezerwację dokładnie w czasie, który odpowiada im i Tobie – nie muszą mieścić się w z góry ustalonych blokach czasowych jak przy typie Interwał, po prostu wybierają start oraz długość zgodnie z możliwościami terminu.

Przy typie terminu Dowolny czas definiujesz okno czasowe, w którym rezerwacja jest możliwa, a dalsze ustawienia określają, w jakich krokach czasowych rezerwacja może się rozpoczynać i jak długo może trwać. Sprawdza się tam, gdzie podstawą są godziny otwarcia, a zazwyczaj chodzi o świadczenie różnych usług, takich jak wynajem przestrzeni, masaże, fryzjerstwo, solarium czy spotkania indywidualne.

W połączeniu z pilnowaniem kolizji ten typ oferuje bardzo elastyczną możliwość oferowania różnych usług, w różnych cenach i o różnej długości, w taki sposób, że zamówienie jednej usługi blokuje ofertę innych usług w tym samym czasie.

Dostarcz klientowi ważne informacje bezpośrednio na telefon, nawet w przypadkach, gdy z różnych powodów wiadomość e-mail nie wystarcza – potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed terminem lub instrukcje dotyczące korzystania z usług.

Wiadomości SMS są w systemie dostępne zarówno w formie powiadomień systemowych, jak i własnych wiadomości z dowolnym tekstem. Te mogą być następnie automatyczne, wysyłane w związku z jakimś zdarzeniem, lub wysyłane ręcznie bezpośrednio z profilu konkretnego klienta czy masowo dla wielu klientów naraz. Wiadomości SMS są ograniczone swoją długością i możliwościami przekazu, mimo to odgrywają ważną rolę w informowaniu klientów.

Ciekawą możliwością jest wykorzystanie SMS-ów do dodatkowych funkcjonalności. Niezależnie od tego, czy chodzi o weryfikację numeru telefonu klienta podczas rejestracji lub tworzenia nowej rezerwacji, czy jako techniczny kanał komunikacji – do sterowania urządzeniem za pomocą wcześniej zdefiniowanej treści wiadomości SMS, np. uruchomienie ogrzewania w saunie przed rozpoczęciem rezerwacji.

Organizujesz wydarzenia dostępne wyłącznie online? Sprzedawaj wstęp na webinary, kursy online lub inne wydarzenia odbywające się wyłącznie online i miej pod kontrolą, kto faktycznie uzyskuje dostęp do tych treści.

Dodatek do terminu typu Cały jeden termin lub Bon pozwala efektywnie utworzyć rezerwację lub sprzedać bilet na wydarzenie, które nie odbywa się fizycznie, lecz w formie transmisji online lub komunikacji – zazwyczaj webinar, warsztat online, koncert, spektakl teatralny, spotkanie lub zajęcia online.

Obsługiwane są platformy takie jak Youtube, Zoom czy Vimeo, które można zintegrować za pośrednictwem strony rezerwacyjnej z zabezpieczonym odtwarzaczem. Ta ochrona treści działa w ten sposób, że klient uzyskuje dostęp do wydarzenia online za pomocą swojego kodu rezerwacji. Kod rezerwacji można wykorzystać przez cały czas trwania terminu, a ewentualnie można ustawić również przedłużenie. Ważne jest, że treść online jest dostępna tylko z odpowiednim ograniczeniem i za pomocą integracji ze stroną rezerwacyjną, a nie na samej platformie online.

Uzyskaj łatwo dane o rezerwacjach i klientach poza systemem reenio i możesz następnie pracować z nimi w Excelu, za pomocą AI lub wykorzystać je do importu do innych systemów, np. do e-mail marketingu.

Zestawienia rezerwacji i klientów można w każdej chwili łatwo wyeksportować do Excela, także z danymi z własnych formularzy rezerwacyjnych i rejestracyjnych.

Oprócz prostego eksportu danych system rezerwacji można połączyć z innymi systemami również za pomocą API lub webhooków, przekazując w ten sposób dane programowo i w czasie rzeczywistym, a także pracować z nimi na poziomie ich struktury danych.

Zaoferuj klientom również klasyczną płatność przelewem bankowym tam, gdzie nie zależy Ci na natychmiastowym potwierdzeniu – idealne dla rezerwacji z dłuższym wyprzedzeniem.

Płatność przelewem w systemie reenio sprawdza się szczególnie tam, gdzie termin obowiązkowej płatności za rezerwację wynosi trzy dni lub więcej, ewentualnie gdzie płatność w ogóle nie jest warunkiem powstania rezerwacji. Zaletą tego podejścia jest to, że wszystko odbywa się wyłącznie w ramach systemu rezerwacji i banku, i nie trzeba mieć uruchomionej bramki płatności online. Kolejną zaletą są niższe koszty realizacji płatności. Wadą natomiast jest bardziej złożona kontrola, synchronizacja i szybkość płatności.

System udostępnia klientowi dane do płatności (numer konta, kwotę, symbol zmienny – w tym również w formie popularnego kodu QR do płatności) potrzebne do wysłania płatności, a na podstawie symbolu zmiennego można następnie odnaleźć płatność i dopasować ją do konkretnej rezerwacji, ewentualnie zakupu w przypadku bonów podarunkowych. Dopasowanie można wykonać ręcznie bezpośrednio w panelu administracyjnym lub automatycznie – wystarczy w obsługiwanym banku ustawić wysyłanie powiadomień o przychodzącej płatności na unikalny adres e-mail. Gdy tylko takie powiadomienie z banku dotrze, system dopasowuje płatność na podstawie symbolu zmiennego i sam oznacza rezerwację jako opłaconą.

Płatność przelewem jest zazwyczaj dostępna również jako jedna z metod w ramach bramki płatności online, jednak w tym przypadku jej aktywacja jest raczej komplikacją, gdy w jednym rozwiązaniu łączą się zupełnie różne metody płatności. Podobnie jak przy innych sposobach płatności, system w momencie dopasowania płatności automatycznie wystawia i wysyła klientowi odpowiedni dokument księgowy.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.