system rezerwacji dla
Twojej firmy

Zaoferuj stałym klientom korzystniejszy i wygodniejszy sposób płatności za powtarzające się wizyty – karnet na określoną liczbę wejść lub o określonej wartości, albo doładowywany kredyt klienta.

System reenio oferuje kilka sposobów, dzięki którym klienci mogą płacić za rezerwacje na podstawie wcześniej wpłaconej kwoty, zamiast pojedynczych, bezpośrednich płatności.

Karnety działają jak specjalny rodzaj bonu z ustaloną liczbą wejść lub stopniowo wykorzystywaną kwotą (karnet kredytowy). Zastosowanie kodu karnetu odpowiednio zmienia cenę rezerwacji, odejmując zdefiniowaną kwotę lub udzielając rabatu nawet do 100%. Kody te nie muszą być powiązane z konkretnym zarejestrowanym kontem klienta, dzięki czemu można je łatwo i elastycznie stosować. Można je również ograniczyć do konkretnych terminów, dzięki czemu jasno określasz, do których oferowanych aktywności karnet można zastosować, a do których nie.

Kredyt klienta z kolei działa jak wirtualny portfel powiązany z zarejestrowanym i zalogowanym kontem klienta. Klient może sam doładować kredyt online przez bramkę płatności (ewentualnie z bonusem), lub możesz go doładować ręcznie w administracji, np. przy płatności gotówką na recepcji. Portfel kredytowy może z zasady mieć ustawiony też termin ważności.

Oba rozwiązania można efektywnie wykorzystywać w połączeniu z płatnościami online, gdzie cały proces zakupu karnetów czy kredytów może być w pełni zautomatyzowany. Możliwości są szerokie i zawsze zależą od konkretnych ustawień i przemyślenia działania, jak i według jakich zasad te narzędzia prokliencie będą działać w konkretnym typie działalności.

Dostosuj system rezerwacji do swojej działalności – niezależnie od tego, czy prowadzisz obiekt sportowy, salon kosmetyczny, wypożyczalnię, czy organizujesz kursy edukacyjne, system potrafi elastycznie reagować na różne potrzeby i wyobrażenia związane z konkretnym typem działalności. Oczywiście nadal jest to uniwersalny system chmurowy, a nie rozwiązanie szyte na miarę, więc niektóre bardzo specyficzne wyobrażenia dotyczące działania, wyglądu itd. mogą nie być realnie możliwe do pokrycia.

System oferuje szeroką gamę ustawień, dzięki którym można łatwiej dostosować rezerwację właśnie do Twoich klientów i działalności. Podstawą elastyczności są różne typy terminów (Cały jeden termin, Interwały, Cała sekwencja, Dowolny czas, Wielodniowy, Bon, Rezerwacja miejsc), spośród których można wybrać ten najbardziej odpowiedni – od jednorazowych warsztatów, przez godzinowy wynajem obiektów sportowych, aż po wielodniowe pobyty czy sprzedaż biletów na wydarzenia.

Na tej podstawie opiera się następnie szereg dalszych ustawień, dzięki którym można jeszcze bardziej dopracować proces: własne formularze rezerwacyjne do zbierania określonych danych, różne typy cen i rabatów, płatności online oraz płatności kredytem, zatwierdzanie rezerwacji, lista rezerwowa, pilnowanie kolizji między zasobami czy zautomatyzowana komunikacja za pomocą powiadomień systemowych i własnych wiadomości. Dzięki rolom użytkowników można zaangażować cały zespół z prawidłowo ustawionymi uprawnieniami, a poprzez API czy webhooki połączyć system rezerwacji z innymi systemami według potrzeb.

System rozwija się więc razem z działalnością – od prostego wdrożenia z minimalną konfiguracją aż po kompleksowe rozwiązanie wykorzystujące jednocześnie większość dostępnych funkcji.

Zaoferuj klientom możliwość zapisania ich biletu, rezerwacji lub bonu bezpośrednio w telefonie, w aplikacji, którą znają i której używają – Apple Wallet lub Google Wallet.

System reenio pozwala klientom dodać kod QR rezerwacji czy biletu bezpośrednio do systemowego portfela Apple lub Google, dzięki czemu klient nie musi szukać e-maila z potwierdzeniem ani drukować dokumentu – kod ma zapisany od razu w telefonie, skąd łatwo go znajdzie przy wejściu.

Tę samą możliwość można wykorzystać również przy bonach – czyli kodach QR dla bonów podarunkowych, kodów rabatowych i karnetów. Przy bonie wykorzystywanym stopniowo to rozwiązanie ma jeszcze jedną ogromną zaletę: klient bezpośrednio w swoim portfelu w telefonie widzi też aktualne saldo.

Dla klienta chodzi więc przede wszystkim o wygodę i mniejsze ryzyko zgubienia lub zapomnienia biletu czy bonu – dla Ciebie o nieco płynniejszą i szybszą odprawę biletów i bonów.

Prowadź system rezerwacji zgodnie z aktualnymi przepisami, bez konieczności samodzielnego śledzenia każdej zmiany w tym zakresie – na bieżąco dodajemy funkcje, które ułatwiają spełnianie obowiązków. Oczywiście system rezerwacji jest w tym zakresie tylko narzędziem, wymogi i procesy prawne zawsze muszą wynikać z rzeczywistości Twojej działalności, również poza światem internetu.

Na przykład w ramach RODO system reenio pozwala ustawić automatyczne usuwanie danych osobowych po upływie wybranego okresu lub ewidencjonuje żądania klientów dotyczące usunięcia danych osobowych. Ponadto możesz definiować własne zgody, wykraczające poza zdefiniowany prawnie uzasadniony interes, a na ich podstawie wysyłać np. komunikaty marketingowe tylko tym klientom, którzy wyrazili na to bezpośrednią zgodę.

W odpowiedzi na bieżące zmiany przepisów i nowelizacje ustaw w systemie reenio pojawiły się nowe funkcje ułatwiające spełnienie tzw. przycisku do odstąpienia od umowy, wymogu łatwego odstąpienia od umowy lub możliwość zgłoszenia nielegalnych treści na stronie rezerwacyjnej.

Ustaw ceny dla klientów dokładnie zgodnie ze swoją ofertą – różne kategorie klientów, rabaty za dłuższą rezerwację lub rezerwację dokonaną z wyprzedzeniem, kupony rabatowe oraz kombinację wszystkiego razem.

Cena rezerwacji w systemie reenio nie musi być tylko jedną stałą liczbą – system dostarcza narzędzia, aby wycenić ofertę inteligentnie i dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Możesz ustawić różne kategorie cenowe, na przykład wstęp dla osoby indywidualnej lub rodziny, które następnie automatycznie uwzględniane są w rezerwacji zgodnie z wyborem klienta.

Cenę dodatkowo możesz dostosować do konkretnych okoliczności rezerwacji – na przykład dając rabat klientom, którzy rezerwują termin z odpowiednim wyprzedzeniem, lub odwrotnie ustawiając inną stawkę za dłuższy pobyt czy wynajem. Dzięki własnemu formularzowi rezerwacyjnemu łatwo zaoferujesz też usługi dodatkowo płatne lub rabat dla wybranej grupy klientów.

Do kampanii marketingowych i kontrolowanego dostępu do wybranych terminów przydają się kupony rabatowe z własnym ustawieniem ważności i liczby użyć – niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazową akcję, rabat lojalnościowy, czy zamkniętą grupę, dla której termin otwierasz tylko przy użyciu odpowiedniego kodu.

Siła kształtowania cen polega na tym, że wszystkie te narzędzia można dowolnie łączyć i stosować jednocześnie. Ostateczna cena zawsze odpowiada dokładnie temu, jak chcesz oferować swoje usługi i co sam wybierze klient.

Jeśli oferujesz usługi w regularnych odstępach czasowych (60 minut, 90 minut itd.), to jest to idealny typ terminu, oferujący prostą i przejrzystą rezerwację.

Typ terminu Interwał pozwala zdefiniować zakres czasowy w ramach jednego dnia i podzielić go na mniejsze, regularne odcinki. Klient na stronie rezerwacyjnej wybiera te konkretne odcinki czasowe, które mogą również następować po sobie, wydłużając w ten sposób jego rezerwację zgodnie z określonymi zasadami.

Ten typ terminu typowo sprawdza się w przypadku obiektów i kompleksów sportowych, usług doradczych i konsultacyjnych, wellness lub sauny.

Rezerwacje w systemie reenio możesz połączyć bezpośrednio z obsługiwanymi inteligentnymi zamkami i tym samym automatycznie zarządzać dostępem klientów.

Obsługiwane są zamki Igloohome (możliwa również praca offline dzięki technologii algoPIN), Nuki oraz system Unifi Access od Ubiquiti. Każdy z nich ma swoją specyfikę i jest idealnym rozwiązaniem dla różnych typów działalności i scenariuszy pracy.

• Igloohome

  Nie tylko praca online za pośrednictwem bramy internetowej, ale również standardowy tryb offline dzięki algorytmowi algoPIN.

• Nuki

  Znana i sprawdzona marka inteligentnych zamków z rozwiązaniem chmurowym online.

• Unifi Access

  Profesjonalne rozwiązanie dla wymagających obiektów, umożliwiające pełną kontrolę dostępu i integrację np. z systemem kamer.

Cały proces może działać zgodnie z konkretnymi ustawieniami, ale zazwyczaj np. na 1 godzinę przed rezerwacją, która musi być opłacona, automatycznie generowany i wysyłany jest klientowi kod PIN ważny tylko dla niego i tylko na czas jego rezerwacji. W przypadku Igloohome istnieje możliwość, że zamek nie musi być połączony z internetem, a klient i tak otrzyma unikalny kod PIN. Połączenie online oferuje jednak większą elastyczność i kontrolę nad dostępem.

Aby korzystać z tej integracji, musisz mieć w panelu administracyjnym aktywną funkcję REENIO Connect oraz możliwość korzystania z Własnych wiadomości, za pośrednictwem których odbywa się sama automatyzacja. Unikalny kod PIN jest wysyłany klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

Połącz system rezerwacji z innymi aplikacjami, inteligentnymi urządzeniami lub procesami automatyzacji według własnych potrzeb, korzystając z API (Application Programming Interface).

Możliwość korzystania z interfejsu API otwiera zupełnie nowe spojrzenie na to, jak można pracować z danymi zarządzanymi i udostępnianymi przez system rezerwacji. Dzięki zapytaniom za pomocą technologii HTTP można uzyskać konkretne dane o rezerwacjach, przeglądy klientów, dokumenty księgowe, słowniki itp.

Kolejnym ważnym elementem są w tym zakresie tzw. Webhooki. Są to powiadomienia, które potrafią na podstawie zaistniałego zdarzenia powiadomić dowolny system zewnętrzny, że powstała nowa rezerwacja, że przyjęto płatność itp. Łącząc powiadomienie za pomocą Webhooka z późniejszym pobraniem danych przez API, można stworzyć kompleksową implementację własnej logiki przetwarzania danych.

Jeśli więc potrzebujesz tworzyć własne zestawienia statystyczne, sterować oświetleniem w hali w powiązaniu z trwającymi rezerwacjami, włączać ogrzewanie sauny, komunikować się z inteligentnym zamkiem itd., to wykorzystanie API oferowanego przez system rezerwacji jest niezbędne. Typowym zastosowaniem jest też bezpośrednie połączenie z usługami automatyzacji, takimi jak Make lub Home Assistant. Jakie dane i metody udostępnia API (w większości chodzi o dostęp do danych), szczegółowo opisano w dokumentacji.

Organizujesz wydarzenia dostępne wyłącznie online? Sprzedawaj wstęp na webinary, kursy online lub inne wydarzenia odbywające się wyłącznie online i miej pod kontrolą, kto faktycznie uzyskuje dostęp do tych treści.

Dodatek do terminu typu Cały jeden termin lub Bon pozwala efektywnie utworzyć rezerwację lub sprzedać bilet na wydarzenie, które nie odbywa się fizycznie, lecz w formie transmisji online lub komunikacji – zazwyczaj webinar, warsztat online, koncert, spektakl teatralny, spotkanie lub zajęcia online.

Obsługiwane są platformy takie jak Youtube, Zoom czy Vimeo, które można zintegrować za pośrednictwem strony rezerwacyjnej z zabezpieczonym odtwarzaczem. Ta ochrona treści działa w ten sposób, że klient uzyskuje dostęp do wydarzenia online za pomocą swojego kodu rezerwacji. Kod rezerwacji można wykorzystać przez cały czas trwania terminu, a ewentualnie można ustawić również przedłużenie. Ważne jest, że treść online jest dostępna tylko z odpowiednim ograniczeniem i za pomocą integracji ze stroną rezerwacyjną, a nie na samej platformie online.

Rezerwacja w systemie reenio nie musi oznaczać tylko zarezerwowanego terminu w kalendarzu, ale również bilet. Jest to po prostu inne spojrzenie na to, co oferujesz klientom, co kupują i jak następnie wszystko przebiega.

Każda rezerwacja niesie w sobie wszystko, czego można oczekiwać od biletu – unikalny kod, kod QR do szybkiej odprawy oraz informację o czasie i o tym, na co dokładnie można go wykorzystać. Z tego punktu widzenia sprzedaż biletów jest podstawowym modelem wykorzystania systemu rezerwacji. Bilet często rozumiany jest jako pewien dokument, który np. odpowiada wizualizacji wydarzenia i zawiera również dodatkowe informacje. Wszystko to można zapewnić również w systemie reenio, gdzie można stworzyć własny wygląd potwierdzenia rezerwacji = wygląd i treść biletu.

Bilet klient otrzymuje od razu po zapłaceniu e-mailem, może go zapisać w portfelu Apple lub Google, a przy wejściu po prostu zeskanujesz go aplikacją mobilną. Jeśli chcesz sprzedawać bilety na wydarzenia, to nic więcej niż rezerwacja z płatnością online i własnym wyglądem potwierdzenia.

Synchronizacja kalendarza umożliwia połączenie systemu reenio z kalendarzem zewnętrznym. Typowe jest połączenie z kalendarzem Google, które ustawia się w prosty sposób poprzez zalogowanie kontem Google i udzielenie dostępu.

Rezerwacje utworzone w systemie reenio pojawią się w Twoim kalendarzu, natomiast odwrotnie – rezerwacje z Twoich wydarzeń w kalendarzu Google nie powstają (proces rezerwacji jest na tyle złożony, że samo wydarzenie w kalendarzu nie wystarczy). W przeciwnym kierunku, czyli z kalendarza Google do systemu reenio, synchronizacja jest więc możliwa tylko w ograniczonym zakresie – wydarzenia mogą być synchronizowane jako blokady czasu, dzięki czemu na dany termin nie będzie już można utworzyć kolejnej nowej rezerwacji.