system rezerwacji dla
Twojej firmy

System rezerwacji potrafi automatycznie informować klientów, ale również administratorów i pracowników, o wszystkim, co dzieje się wokół rezerwacji – wysyłanie powiadomień systemowych możesz ustawić według swoich potrzeb i sposobu działania.

Powiadomienia systemowe to automatyczne e-maile i SMS-y, które system wysyła w imieniu Twojej strony rezerwacyjnej bez żadnej dodatkowej ingerencji z Twojej strony. Należą do nich potwierdzenie udanej rezerwacji, potwierdzenie anulowania, potwierdzenie płatności, zatwierdzenie rezerwacji, PDF z kodami rezerwacji, powiadomienie o zbliżającym się terminie i inne.

W ustawieniach dla poszczególnych typów zdarzeń określasz, jakim kanałem mają być wysyłane – e-mailem, SMS-em lub oboma – oraz ewentualnie z jakim wyprzedzeniem. Na przykład powiadomienie o zbliżającym się wydarzeniu może zostać wysłane 24 godziny, a jednocześnie 3 godziny wcześniej. Wysyłka oczywiście zakłada, że masz do dyspozycji odpowiednie dane kontaktowe klienta.

• Dla klientów

  Cała komunikacja i informacje kierowane od systemu do klienta, wraz z przypomnieniem, aby rezerwacja niepotrzebnie nie przepadła.

• Dla administratorów

  Aby zapewnić podstawowy przegląd tego, co dzieje się w systemie, bez potrzeby stałej kontroli i logowania się do administracji.

• Dla pracowników

  Idealne, gdy trzeba powiadomić konkretnego pracownika, że powstała rezerwacja na jego usługi i musi się z tym liczyć.

W odróżnieniu od własnych wiadomości chodzi w tym przypadku o wiadomości o z góry określonej treści, uwzględniającej informacje o rezerwacji – ich treści ani formy nie można dowolnie modyfikować, można jedynie ustawić, kiedy i komu mają być wysyłane.

Ustaw ceny dla klientów dokładnie zgodnie ze swoją ofertą – różne kategorie klientów, rabaty za dłuższą rezerwację lub rezerwację dokonaną z wyprzedzeniem, kupony rabatowe oraz kombinację wszystkiego razem.

Cena rezerwacji w systemie reenio nie musi być tylko jedną stałą liczbą – system dostarcza narzędzia, aby wycenić ofertę inteligentnie i dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Możesz ustawić różne kategorie cenowe, na przykład wstęp dla osoby indywidualnej lub rodziny, które następnie automatycznie uwzględniane są w rezerwacji zgodnie z wyborem klienta.

Cenę dodatkowo możesz dostosować do konkretnych okoliczności rezerwacji – na przykład dając rabat klientom, którzy rezerwują termin z odpowiednim wyprzedzeniem, lub odwrotnie ustawiając inną stawkę za dłuższy pobyt czy wynajem. Dzięki własnemu formularzowi rezerwacyjnemu łatwo zaoferujesz też usługi dodatkowo płatne lub rabat dla wybranej grupy klientów.

Do kampanii marketingowych i kontrolowanego dostępu do wybranych terminów przydają się kupony rabatowe z własnym ustawieniem ważności i liczby użyć – niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazową akcję, rabat lojalnościowy, czy zamkniętą grupę, dla której termin otwierasz tylko przy użyciu odpowiedniego kodu.

Siła kształtowania cen polega na tym, że wszystkie te narzędzia można dowolnie łączyć i stosować jednocześnie. Ostateczna cena zawsze odpowiada dokładnie temu, jak chcesz oferować swoje usługi i co sam wybierze klient.

Synchronizacja kalendarza umożliwia połączenie systemu reenio z kalendarzem zewnętrznym. Typowe jest połączenie z kalendarzem Google, które ustawia się w prosty sposób poprzez zalogowanie kontem Google i udzielenie dostępu.

Rezerwacje utworzone w systemie reenio pojawią się w Twoim kalendarzu, natomiast odwrotnie – rezerwacje z Twoich wydarzeń w kalendarzu Google nie powstają (proces rezerwacji jest na tyle złożony, że samo wydarzenie w kalendarzu nie wystarczy). W przeciwnym kierunku, czyli z kalendarza Google do systemu reenio, synchronizacja jest więc możliwa tylko w ograniczonym zakresie – wydarzenia mogą być synchronizowane jako blokady czasu, dzięki czemu na dany termin nie będzie już można utworzyć kolejnej nowej rezerwacji.

Połącz stronę rezerwacyjną z Google Analytics lub Facebook Pixel i śledź skuteczność kampanii, zyskując tym samym ważne dane. Jednocześnie za pomocą systemu możesz komunikować się z klientami w sposób zautomatyzowany i efektywny oraz ich utrzymywać, motywować czy zbierać opinie.

Na stronie rezerwacyjnej można umieścić kod pomiarowy Google Analytics, Facebook Pixel lub podobnych narzędzi i śledzić w ten sposób zachowanie odwiedzających oraz konwersje z kampanii reklamowych.

System rezerwacji reenio oferuje również szereg narzędzi do utrzymywania kontaktu z klientami na różnych etapach cyklu życia klienta. Na przykład za pomocą własnych wiadomości można automatycznie wysłać ankietę satysfakcji krótko po zakończeniu terminu i uzyskać w ten sposób opinię zwrotną, bez konieczności ręcznego kontaktowania się z klientami. W ten sam sposób klienta, który dawno się nie rezerwował, można zmotywować do powrotu przypomnieniem lub ofertą, ewentualnie złożyć mu życzenia urodzinowe czy imieninowe i od razu dodać bon podarunkowy. Dzięki etykietom klientów można dodatkowo automatycznie posegregować według tego, z jakiej usługi skorzystali, i dalej pracować z nimi w sposób ukierunkowany w ramach własnych działań marketingowych.

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.

Zaoferuj klientom rezerwację właśnie tam, gdzie oczekują oferty terminów – czy to na własnym adresie internetowym, czy bezpośrednio osadzoną na Twojej istniejącej stronie internetowej. W obu przypadkach w formie odpowiedniej dla komputerów, tabletów i telefonów.

Strona rezerwacyjna systemu reenio to główne miejsce, w którym klienci wybierają i rezerwują Twoje usługi. Jej adres internetowy zależy od Twoich ustawień i może mieć postać np. twojafirma.reenio.cz, lub możesz ustawić ją bezpośrednio jako stronę z Twoją własną domeną. Strona jest responsywna i dostosowuje wyświetlanie do różnych urządzeń bez utraty treści czy funkcjonalności, a także obsługuje wiele wersji językowych, jeśli zwracasz się do klientów z różnych krajów.

Oprócz samodzielnego adresu stronę rezerwacyjną można osadzić bezpośrednio na Twojej istniejącej stronie internetowej za pomocą prostego kodu, dzięki czemu odwiedzający przechodzi cały proces rezerwacji w ramach Twojej własnej prezentacji internetowej. Można osadzić całą ofertę lub tylko konkretny termin czy usługę, ewentualnie ukryć niepotrzebne elementy, aby wygląd jak najlepiej pasował do Twojej strony.

Treść, wygląd i funkcjonalność strony rezerwacyjnej można w pewnym stopniu dostosować – od wyboru podstawowego układu, schematu kolorów, informacji zawartościowych aż po sposób wyświetlania oferty i ścieżkę zachowania klienta.

Zaoferuj swoim klientom bony podarunkowe na Twoje usługi, a jednocześnie umożliw im zakup bonów podarunkowych online – klient od razu otrzymuje swój bon e-mailem i może go podarować lub od razu wykorzystać.

Bony podarunkowe są częścią szerszej funkcjonalności bonów rabatowych i karnetów, gdzie dla wszystkich tych narzędzi obowiązuje podobny sposób i możliwości zastosowania. Bon tworzysz z góry określonymi parametrami – ustawionym okresem ważności, wysokością rabatu lub wartością, i przypisujesz go do konkretnych terminów, na które można go zastosować (możliwe jest więc posiadanie jednocześnie różnych bonów dla różnych ofert usług lub terminów, które w ogóle nie akceptują bonów). Klient otrzymuje następnie kod bonu, czy to bezpośrednio od Ciebie, czy poprzez zakup online.

• Kwota do jednorazowego wykorzystania

  Klasyczny bon o stałej wartości pieniężnej, zazwyczaj do jednorazowego wykorzystania jako prezent.

• Rabat procentowy

  Bon rabatowy na proporcjonalną część, zazwyczaj odpowiedni do rozdawania nowym klientom lub jako karnet itp.

• Kwota do stopniowego wykorzystania

  Bon ma określoną wartość pieniężną, która jest stopniowo wykorzystywana – forma wirtualnego portfela.

• Bez rabatu

  Typ bonu, który w żaden sposób nie zmienia ceny, ale można go wykorzystać np. do ograniczenia rezerwacji tylko dla wybranej grupy klientów.

W przypadku prawdziwie podarunkowych bonów ważna jest możliwość stworzenia własnego wyglądu (PDF), który uwzględni nie tylko Twój styl graficzny, cel wykorzystania, ale również możliwość umieszczenia dedykacji itp.

Nie pozwól klientom tworzyć rezerwacji online bez Twojej zgody, lecz sam decyduj, którą rezerwację zatwierdzisz – jest to przydatne wszędzie tam, gdzie prośbę o rezerwację trzeba najpierw ocenić, zanim faktycznie przypiszesz klientowi termin.

Funkcja zatwierdzania rezerwacji zmienia standardowy proces w taki sposób, że rezerwacja utworzona przez klienta nie powstaje od razu jako zatwierdzona, lecz najpierw czeka na Twoje zatwierdzenie w panelu administracyjnym. Klient po utworzeniu rezerwacji otrzymuje informację, że jego rezerwacja czeka na zatwierdzenie, a ostateczne potwierdzenie (ewentualnie także wezwanie do płatności online) otrzymuje dopiero w momencie, gdy sam zatwierdzisz rezerwację lub ją odrzucisz.

Przydaje się to wszędzie tam, gdzie chcesz mieć pełną kontrolę nad obłożeniem terminów – na przykład przy indywidualnych konsultacjach, gdzie najpierw musisz sprawdzić, czy termin jest odpowiedni, przy usługach wymagających zapewnienia dodatkowych potrzeb, lub tam, gdzie chcesz zapobiec przypadkowym lub nieodpowiednim rezerwacjom.

Dostarcz klientowi ważne informacje bezpośrednio na telefon, nawet w przypadkach, gdy z różnych powodów wiadomość e-mail nie wystarcza – potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed terminem lub instrukcje dotyczące korzystania z usług.

Wiadomości SMS są w systemie dostępne zarówno w formie powiadomień systemowych, jak i własnych wiadomości z dowolnym tekstem. Te mogą być następnie automatyczne, wysyłane w związku z jakimś zdarzeniem, lub wysyłane ręcznie bezpośrednio z profilu konkretnego klienta czy masowo dla wielu klientów naraz. Wiadomości SMS są ograniczone swoją długością i możliwościami przekazu, mimo to odgrywają ważną rolę w informowaniu klientów.

Ciekawą możliwością jest wykorzystanie SMS-ów do dodatkowych funkcjonalności. Niezależnie od tego, czy chodzi o weryfikację numeru telefonu klienta podczas rejestracji lub tworzenia nowej rezerwacji, czy jako techniczny kanał komunikacji – do sterowania urządzeniem za pomocą wcześniej zdefiniowanej treści wiadomości SMS, np. uruchomienie ogrzewania w saunie przed rozpoczęciem rezerwacji.

Uzyskaj łatwo dane o rezerwacjach i klientach poza systemem reenio i możesz następnie pracować z nimi w Excelu, za pomocą AI lub wykorzystać je do importu do innych systemów, np. do e-mail marketingu.

Zestawienia rezerwacji i klientów można w każdej chwili łatwo wyeksportować do Excela, także z danymi z własnych formularzy rezerwacyjnych i rejestracyjnych.

Oprócz prostego eksportu danych system rezerwacji można połączyć z innymi systemami również za pomocą API lub webhooków, przekazując w ten sposób dane programowo i w czasie rzeczywistym, a także pracować z nimi na poziomie ich struktury danych.

Aplikacja mobilna reenio (Android i iOS) służy przede wszystkim do prostej i szybkiej odprawy poszczególnych rezerwacji i biletów online bezpośrednio na miejscu. Poza tym zawiera również przejrzysty kalendarz z rezerwacjami i listą klientów, dzięki czemu rezerwację można znaleźć nawet bez znajomości konkretnego kodu.

Aplikacja jest więc przeznaczona dla administratorów lub innych użytkowników (np. pracowników dorywczych, obsługi, recepcjonistów), którzy potrzebują szybkiego i sprawnego dostępu do danych i informacji. Bierze się przy tym pod uwagę, że do zalogowania w aplikacji użytkownik nie musi mieć dostępu do pełnej administracji systemu, a do logowania można wykorzystać specjalny autoryzacyjny kod QR.

Kod rezerwacji skanowany jest przede wszystkim w postaci kodu QR za pomocą aparatu urządzenia mobilnego, ale można go też wpisać ręcznie lub wyszukać. Przy większej liczbie odwiedzających warto zaopatrzyć się w urządzenie mobilne ze sprzętowym laserowym czytnikiem kodów – odczyt jest wtedy zdecydowanie szybszy i bardziej niezawodny. W połączeniu z trybem automatycznej odprawy, gdy kod, jeśli z rezerwacją/biletem wszystko jest w porządku, po zeskanowaniu po chwili sam oznacza się jako odprawiony, jest to bardzo szybki pomocnik.

Aplikacja potrafi odprawić również poszczególne miejsca w ramach jednej rezerwacji (np. konkretne siedzenia), a oprócz rezerwacji obsługuje też wykorzystanie bonów czy karnetów poprzez zeskanowanie ich kodu.