system rezerwacji dla
Twojej firmy

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Pozwól systemowi rezerwacji automatycznie pilnować, aby nigdy nie nakładały się na siebie dwie rezerwacje w tym samym czasie, jeśli korzystają z tego samego zasobu. Dzięki pilnowaniu kolizji nie ma problemu z stworzeniem złożonej oferty terminów i usług, przy jednoczesnym zapewnieniu efektywnego zarządzania rezerwacjami na ten sam moment czasowy.

Zasoby (usługa, pracownik, miejsce) służą w systemie reenio nie tylko jako podstawa informacyjna dla oferty terminów, ich filtrowania i nawigacji, ale również jako ważny element automatyzacji całego procesu rezerwacji. Dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system automatycznie ocenia, czy w danym czasie można utworzyć rezerwację, czy też doszłoby do kolizji z powodu zajętości wykorzystywanych zasobów – na przykład jeśli sauna miałaby być w tym samym czasie zajęta przez inną rezerwację, ale z inną wykorzystywaną usługą.

Jeśli chcesz rezerwować naprawdę efektywnie i chcesz zaoferować swoim klientom różne możliwości, usługi, ceny itd., to pilnowanie kolizji zdecydowanie warto dobrze zrozumieć i wykorzystać. Na przykład jeśli prowadzisz serwis opon i myjnię samochodową z 3 garażami, dzięki pilnowaniu kolizji możesz oferować różne usługi (terminy) w różnych garażach, a jeśli klient zarezerwuje jedną usługę w garażu 1, żadna kolejna rezerwacja na ten sam czas nie może już powstać dla garażu 1. I dokładnie tego automatycznie pilnuje system rezerwacji.

Pilnowanie kolizji jest dostępne niemal dla wszystkich typów terminów. Nie można go zastosować do pilnowania kolizji na poziomie poszczególnych miejsc na mapie siedzeń.

Zapewnij klientom wybór konkretnego miejsca bezpośrednio na mapie sali, restauracji czy parkingu – czy to na cały termin, czy tylko na wybrany odcinek czasowy.

Ten typ terminu pozwala stworzyć mapę konkretnych miejsc i innych elementów, z których klient sam wybiera, gdzie chce siedzieć, stać, zaparkować samochód itp. Rezerwować można wówczas na dwa sposoby: albo na cały termin naraz (klasyczna sprzedaż biletów na wydarzenie z konkretnym miejscem), albo w formie dowolnego odcinka czasowego, gdy klient wybiera do miejsca również konkretny czas od–do (np. rezerwacja stolika w restauracji lub miejsca parkingowego). Sprawdza się przy koncertach, balach, teatrach, kinach, restauracjach, wynajmie sal, biurach współdzielonych czy miejscach parkingowych.

Mocną stroną tego terminu jest również kształtowanie cen, gdzie cena zależy od kategorii miejsca na mapie, do której można dodatkowo dodać warianty cenowe lub ceny warunkowe. W połączeniu z generowaniem osobnego kodu rezerwacji dla każdego zarezerwowanego miejsca powstaje dla poszczególnych miejsc zawsze osobny bilet z oznaczeniem konkretnego miejsca na mapie, dzięki czemu można łatwo odprawić poszczególnych uczestników osobno.

Wypróbuj system reenio bez ryzyka i bez ograniczeń czasowych za darmo, a dopiero gdy będziesz potrzebować więcej, przejdź na jeden z płatnych wariantów, odpowiedni do zakresu i potrzeb Twojej działalności.

Wariant FREE można używać trwale i całkowicie za darmo – idealny do wypróbowania systemu lub dla mniejszej działalności z niewielką liczbą rezerwacji. Ten wariant nie ma dostępnych niektórych funkcji i ma limit liczby rezerwacji miesięcznie.

Do pełnego wykorzystania systemu dostępne są płatne pakiety w formie miesięcznego abonamentu (BUSINESS i PREMIUM), które różnią się zakresem dostępnych funkcji (np. zaawansowane integracje, bony podarunkowe) oraz maksymalną liczbą rezerwacji czy zasobów.

• FREE

  Podstawowy tryb odpowiedni do wypróbowania, testowania lub pełnoprawnego prowadzenia działalności z niewielką liczbą rezerwacji.

• BUSINESS

  Najczęściej wybierany tryb, odpowiedni do bieżącego prowadzenia działalności i zarządzania rezerwacjami.

• PREMIUM

  Oferuje wszystkie funkcje i najwyższe limity, które najlepiej wspierają działalność i jej rozwój.

System rezerwacji reenio działa jak typowe rozwiązanie chmurowe SaaS – nie wymaga żadnej instalacji ani inwestycji wstępnej, wystarczy się zarejestrować i od razu korzystać z systemu, a cena abonamentu zależy od wybranego pakietu i zakresu działalności.

We wszystkich wariantach dodatkowo wykorzystywane są kredyty, które służą do opłacania usług rozliczanych według wolumenu (np. wysyłka SMS-ów, przechowywanie plików czy płatności online) – w ramach abonamentu każdy otrzymuje pewną ilość kredytów jako część ceny.

Zaoferuj klientom rezerwację całego kursu lub cyklu lekcji naraz – termin zawsze rezerwowany jest jako jedna całość, a nie osobno dla poszczególnych dni.

Ten typ terminu jest dość specyficzny i pozwala zdefiniować zestaw terminów, które zawsze rezerwowane są jako jedna całość. Typowym przykładem jest kurs odbywający się w każdy poniedziałek od 9 do 11 przez 3 miesiące – klient nie rezerwuje więc poszczególnych poniedziałków osobno, lecz cały kurs naraz, jako niepodzielną sekwencję.

Sekwencję można również edytować, wykorzystując powtarzanie terminu, a następnie edytując poszczególne wystąpienia, co zapewnia, że wszystkie terminy pozostają w zdefiniowanej sekwencji. Nie ma więc problemu ze stworzeniem sekwencji, która będzie miała terminy poniedziałkowe o 17:00 i środowe o 19:00.

Sekwencja sprawdza się przede wszystkim w przypadku kursów tanecznych, kursów pływania, kursów edukacyjnych, nauki języków, zajęć dla dzieci i podobnych powtarzających się aktywności.

Zaoferuj klientom rezerwację na kilka kolejnych dni naraz – idealne dla wynajmu i noclegów, gdzie liczy się raczej w nocach czy dniach niż w godzinach.

Ten typ terminu pozwala klientowi zarezerwować jeden lub więcej kolejnych dni. Definicja terminów w tym przypadku następuje jeden po drugim (według zasobów), a system potrafi automatycznie takie terminy połączyć. Umożliwia to łatwe ustawienie np. różnej ceny dla różnych dni – zazwyczaj wyższej ceny za nocleg weekendowy w porównaniu z dniami powszednimi. W połączeniu z ceną warunkową kształtowanie cen w ramach tego typu terminu może więc być bardzo elastyczne.

Sprawdza się przede wszystkim przy noclegach i wynajmie przestrzeni, ale wykorzystasz go również przy najróżniejszych wypożyczalniach – samochodów, kamperów, rowerów elektrycznych czy innego sprzętu, gdzie cena i dostępność liczone są na poziomie dni czy nocy. Dzięki ustawieniu minimalnej i maksymalnej długości rezerwacji łatwo zaoferujesz wynajem tygodniowy lub weekendowy.

Zaoferuj klientom również klasyczną płatność przelewem bankowym tam, gdzie nie zależy Ci na natychmiastowym potwierdzeniu – idealne dla rezerwacji z dłuższym wyprzedzeniem.

Płatność przelewem w systemie reenio sprawdza się szczególnie tam, gdzie termin obowiązkowej płatności za rezerwację wynosi trzy dni lub więcej, ewentualnie gdzie płatność w ogóle nie jest warunkiem powstania rezerwacji. Zaletą tego podejścia jest to, że wszystko odbywa się wyłącznie w ramach systemu rezerwacji i banku, i nie trzeba mieć uruchomionej bramki płatności online. Kolejną zaletą są niższe koszty realizacji płatności. Wadą natomiast jest bardziej złożona kontrola, synchronizacja i szybkość płatności.

System udostępnia klientowi dane do płatności (numer konta, kwotę, symbol zmienny – w tym również w formie popularnego kodu QR do płatności) potrzebne do wysłania płatności, a na podstawie symbolu zmiennego można następnie odnaleźć płatność i dopasować ją do konkretnej rezerwacji, ewentualnie zakupu w przypadku bonów podarunkowych. Dopasowanie można wykonać ręcznie bezpośrednio w panelu administracyjnym lub automatycznie – wystarczy w obsługiwanym banku ustawić wysyłanie powiadomień o przychodzącej płatności na unikalny adres e-mail. Gdy tylko takie powiadomienie z banku dotrze, system dopasowuje płatność na podstawie symbolu zmiennego i sam oznacza rezerwację jako opłaconą.

Płatność przelewem jest zazwyczaj dostępna również jako jedna z metod w ramach bramki płatności online, jednak w tym przypadku jej aktywacja jest raczej komplikacją, gdy w jednym rozwiązaniu łączą się zupełnie różne metody płatności. Podobnie jak przy innych sposobach płatności, system w momencie dopasowania płatności automatycznie wystawia i wysyła klientowi odpowiedni dokument księgowy.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.

Chcesz wiedzieć, jak zadowoleni są Twoi klienci – wystarczy po zakończeniu terminu wysłać im prośbę o ocenę. System rezerwacji może w tym pomóc i może automatycznie wysyłać, zapisywać i przetwarzać ankiety satysfakcji od klientów.

Zbieranie opinii działa dzięki połączeniu dwóch funkcji – formularza oceny i własnych wiadomości. Formularz oceny definiuje własne pytania różnego typu, na które chcesz uzyskać odpowiedzi, a także ocenę za pomocą gwiazdek. Ten formularz można następnie połączyć z własną wiadomością, która zapewni jego wysłanie do klienta zgodnie z określonymi regułami i na podstawie konkretnego zdarzenia.

Dostosuj system rezerwacji do swojej działalności – niezależnie od tego, czy prowadzisz obiekt sportowy, salon kosmetyczny, wypożyczalnię, czy organizujesz kursy edukacyjne, system potrafi elastycznie reagować na różne potrzeby i wyobrażenia związane z konkretnym typem działalności. Oczywiście nadal jest to uniwersalny system chmurowy, a nie rozwiązanie szyte na miarę, więc niektóre bardzo specyficzne wyobrażenia dotyczące działania, wyglądu itd. mogą nie być realnie możliwe do pokrycia.

System oferuje szeroką gamę ustawień, dzięki którym można łatwiej dostosować rezerwację właśnie do Twoich klientów i działalności. Podstawą elastyczności są różne typy terminów (Cały jeden termin, Interwały, Cała sekwencja, Dowolny czas, Wielodniowy, Bon, Rezerwacja miejsc), spośród których można wybrać ten najbardziej odpowiedni – od jednorazowych warsztatów, przez godzinowy wynajem obiektów sportowych, aż po wielodniowe pobyty czy sprzedaż biletów na wydarzenia.

Na tej podstawie opiera się następnie szereg dalszych ustawień, dzięki którym można jeszcze bardziej dopracować proces: własne formularze rezerwacyjne do zbierania określonych danych, różne typy cen i rabatów, płatności online oraz płatności kredytem, zatwierdzanie rezerwacji, lista rezerwowa, pilnowanie kolizji między zasobami czy zautomatyzowana komunikacja za pomocą powiadomień systemowych i własnych wiadomości. Dzięki rolom użytkowników można zaangażować cały zespół z prawidłowo ustawionymi uprawnieniami, a poprzez API czy webhooki połączyć system rezerwacji z innymi systemami według potrzeb.

System rozwija się więc razem z działalnością – od prostego wdrożenia z minimalną konfiguracją aż po kompleksowe rozwiązanie wykorzystujące jednocześnie większość dostępnych funkcji.

Podziel pracę w administracji między cały zespół, jednocześnie zachowując kontrolę nad tym, kto co może widzieć, edytować i ustawiać – od pełnego dostępu administratora aż po samo podglądanie rezerwacji.

Dostęp do administracji systemu rezerwacji reenio może mieć dowolna liczba użytkowników na własnym koncie. System oferuje kilka ról użytkowników, które w połączeniu z konkretnymi uprawnieniami jasno określają, do jakich czynności dany użytkownik jest upoważniony.

• Administrator

  Pełny dostęp do wszystkich danych i ustawień.

• Pracownik

  Elastyczna rola, zazwyczaj dla użytkowników zarządzających rezerwacjami, terminami, komunikujących się z klientami itp.

• Recepcjonista

  Rola zaprojektowana do szybkiej i efektywnej pracy z istniejącymi rezerwacjami, ich tworzeniem i odprawą.

• Tylko do odczytu

  Dodatkowa rola przeznaczona wyłącznie do dostępu do informacji, zazwyczaj jako bezpieczny podgląd danych.

Dzięki rolom użytkowników i uprawnieniom pracę z rezerwacjami można powierzyć kolejnym osobom, bez konieczności udzielania im dostępu do ustawień strony rezerwacyjnej czy innych parametrów systemu – pracownik może więc np. obsługiwać rezerwacje, ale nie może ingerować w konfigurację systemu ani mieć dostępu do ewidencji płatności online. W konkretnych przypadkach można dodatkowo ustawić ograniczenie do konkretnej grupy rezerwacji według zasobu (np. tylko do określonego oddziału lub usługi).

Logowanie można zabezpieczyć weryfikacją dwuskładnikową, ewentualnie zastąpić wprowadzanie hasła nowoczesnymi kluczami dostępu (passkeys) – weryfikacją odciskiem palca, rozpoznawaniem twarzy lub blokadą ekranu bezpośrednio w urządzeniu użytkownika.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.