system rezerwacji dla
Twojej firmy

Rezerwacje w systemie reenio możesz połączyć bezpośrednio z obsługiwanymi inteligentnymi zamkami i tym samym automatycznie zarządzać dostępem klientów.

Obsługiwane są zamki Igloohome (możliwa również praca offline dzięki technologii algoPIN), Nuki oraz system Unifi Access od Ubiquiti. Każdy z nich ma swoją specyfikę i jest idealnym rozwiązaniem dla różnych typów działalności i scenariuszy pracy.

• Igloohome

  Nie tylko praca online za pośrednictwem bramy internetowej, ale również standardowy tryb offline dzięki algorytmowi algoPIN.

• Nuki

  Znana i sprawdzona marka inteligentnych zamków z rozwiązaniem chmurowym online.

• Unifi Access

  Profesjonalne rozwiązanie dla wymagających obiektów, umożliwiające pełną kontrolę dostępu i integrację np. z systemem kamer.

Cały proces może działać zgodnie z konkretnymi ustawieniami, ale zazwyczaj np. na 1 godzinę przed rezerwacją, która musi być opłacona, automatycznie generowany i wysyłany jest klientowi kod PIN ważny tylko dla niego i tylko na czas jego rezerwacji. W przypadku Igloohome istnieje możliwość, że zamek nie musi być połączony z internetem, a klient i tak otrzyma unikalny kod PIN. Połączenie online oferuje jednak większą elastyczność i kontrolę nad dostępem.

Aby korzystać z tej integracji, musisz mieć w panelu administracyjnym aktywną funkcję REENIO Connect oraz możliwość korzystania z Własnych wiadomości, za pośrednictwem których odbywa się sama automatyzacja. Unikalny kod PIN jest wysyłany klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Typ terminu Bon, w odróżnieniu od pozostałych typów terminów, nie zmusza klienta do wyboru konkretnej daty i godziny wykorzystania zarezerwowanych usług. Rezerwacja informuje go jedynie, w jakim okresie może skorzystać z usługi. Właśnie dlatego ten typ terminu nie sprawdza się w przypadku usług ograniczonych pojemnością lub konkretnym czasem – nie pozwala bowiem ustawić całkowitej pojemności, ponieważ z góry nie wiadomo, kiedy dokładnie klient wykorzysta swoją rezerwację.

Ten typ terminu, czy raczej rezerwacji, jest odpowiedni wszędzie tam, gdzie chcesz sprzedawać swoje usługi (zazwyczaj w formie biletów) i jednocześnie nie jest zbyt istotne, kiedy klienci przyjdą lub jaka jest ograniczająca pojemność. Do typowych zastosowań należą więc różne wystawy, ogrody zoologiczne, zabytki lub różne formy dostępu.

Zaoferuj klientom rezerwację dokładnie w czasie, który odpowiada im i Tobie – nie muszą mieścić się w z góry ustalonych blokach czasowych jak przy typie Interwał, po prostu wybierają start oraz długość zgodnie z możliwościami terminu.

Przy typie terminu Dowolny czas definiujesz okno czasowe, w którym rezerwacja jest możliwa, a dalsze ustawienia określają, w jakich krokach czasowych rezerwacja może się rozpoczynać i jak długo może trwać. Sprawdza się tam, gdzie podstawą są godziny otwarcia, a zazwyczaj chodzi o świadczenie różnych usług, takich jak wynajem przestrzeni, masaże, fryzjerstwo, solarium czy spotkania indywidualne.

W połączeniu z pilnowaniem kolizji ten typ oferuje bardzo elastyczną możliwość oferowania różnych usług, w różnych cenach i o różnej długości, w taki sposób, że zamówienie jednej usługi blokuje ofertę innych usług w tym samym czasie.

Rozwiąż też płatności przyjmowane osobiście na miejscu – oznacz rezerwację jako opłaconą, wygeneruj dokument księgowy i wydrukuj go od razu na drukarce kasowej (POS), lub od razu przyjmij płatność kartą przez podłączony terminal płatniczy.

Funkcja kasy pozwala oznaczyć rezerwację jako opłaconą bezpośrednio w panelu administracyjnym, nawet jeśli płatność odbyła się poza bramką płatności online, np. gotówką na recepcji. Do tak przyjętej płatności system potrafi następnie wystawić odpowiedni dokument księgowy, respektujący ustawioną numerację itp.

Do płatności kartą system można dodatkowo połączyć z terminalem płatniczym (SumUp, Genius, Comgate), dzięki czemu bezpośrednio przyciskiem w szczegółach rezerwacji wysyłane jest żądanie płatności na terminal, a po udanej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą, tworzy płatność oraz dokument i wysyła klientowi potwierdzenie e-mailem, tak samo jak przy płatności przez bramkę online.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

Prowadź na jednej stronie rezerwacyjnej dowolnie zróżnicowaną ofertę usług – wydarzenia jednorazowe, powtarzające się kursy, wynajem przestrzeni i sprzedaż biletów jednocześnie? System rezerwacji reenio potrafi obsłużyć nawet takie złożone modele biznesowe.

System rezerwacji reenio nie ogranicza się tylko do jednego rodzaju oferty – w ramach jednej strony możesz stworzyć dowolną liczbę zasobów (miejsc, usług, pracowników) i przypisać do każdego z nich terminy tego typu, który najlepiej pasuje do danej oferty. Obok siebie może więc funkcjonować np. godzinowy wynajem kortu poprzez terminy interwałowe, comiesięczny kurs jogi jako cała sekwencja, jednorazowe seminarium jako cały jeden termin oraz sprzedaż karnetów czy bonów podarunkowych – wszystko na jednej stronie rezerwacyjnej i w jednej administracji.

Przejrzystość tak zróżnicowanej oferty zapewnia rozdzielacz, który można ustawić jako wieloetapowy i przeprowadzić przez niego klienta krok po kroku (np. najpierw wybór usługi, potem pracownika lub oddziału).

Nie bez znaczenia jest też fakt, że dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system sam dopilnuje, aby ten sam zasób (np. konkretny pracownik lub sala) nie znalazł się jednocześnie w dwóch rezerwacjach, nawet jeśli jest wykorzystywany w różnych typach terminów i zasobów.

System reenio jest w ciągłym, nieustannym rozwoju, dzięki któremu przybywają nowe funkcje, integracje z kolejnymi narzędziami i urządzeniami oraz ulepszenia istniejących funkcji i elementów administracji czy strony rezerwacyjnej. Rozwój uwzględnia zarówno potrzeby użytkowników i ich działalności, jak i to, co dzieje się w świecie technologii – nowe rozwiązania techniczne czy technologie internetowe są stopniowo wprowadzane do systemu tak, aby każdy użytkownik mógł z nich efektywnie korzystać.

Rozwój jednocześnie automatycznie reaguje na aktualne wymogi formalne i prawne, na przykład w zakresie ochrony danych osobowych (RODO) lub obowiązków związanych ze zgłaszaniem nielegalnych treści czy odstąpieniem od umowy online. Dzięki temu możesz prowadzić system rezerwacji zgodnie z aktualnymi zasadami, bez konieczności samodzielnego śledzenia i rozwiązywania każdej zmiany prawnej.

Dzięki koncepcji systemu, który do swojego działania wykorzystuje technologie chmurowe i funkcjonuje w formie SaaS (Software as a Service), zawsze obowiązuje zasada, że nowe funkcje czy aktualizacje są dostępne dla wszystkich użytkowników. Dostępność tych funkcji i zmian jest zawsze automatyczna, a użytkownik nie musi wykonywać żadnej aktualizacji systemu ani instalacji.

Przegląd nowości i aktualnych zmian znajdziesz na bieżąco w dokumentacji lub w panelu administracyjnym systemu.

Dostarcz klientowi ważne informacje bezpośrednio na telefon, nawet w przypadkach, gdy z różnych powodów wiadomość e-mail nie wystarcza – potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed terminem lub instrukcje dotyczące korzystania z usług.

Wiadomości SMS są w systemie dostępne zarówno w formie powiadomień systemowych, jak i własnych wiadomości z dowolnym tekstem. Te mogą być następnie automatyczne, wysyłane w związku z jakimś zdarzeniem, lub wysyłane ręcznie bezpośrednio z profilu konkretnego klienta czy masowo dla wielu klientów naraz. Wiadomości SMS są ograniczone swoją długością i możliwościami przekazu, mimo to odgrywają ważną rolę w informowaniu klientów.

Ciekawą możliwością jest wykorzystanie SMS-ów do dodatkowych funkcjonalności. Niezależnie od tego, czy chodzi o weryfikację numeru telefonu klienta podczas rejestracji lub tworzenia nowej rezerwacji, czy jako techniczny kanał komunikacji – do sterowania urządzeniem za pomocą wcześniej zdefiniowanej treści wiadomości SMS, np. uruchomienie ogrzewania w saunie przed rozpoczęciem rezerwacji.

Zaoferuj klientom rezerwację właśnie tam, gdzie oczekują oferty terminów – czy to na własnym adresie internetowym, czy bezpośrednio osadzoną na Twojej istniejącej stronie internetowej. W obu przypadkach w formie odpowiedniej dla komputerów, tabletów i telefonów.

Strona rezerwacyjna systemu reenio to główne miejsce, w którym klienci wybierają i rezerwują Twoje usługi. Jej adres internetowy zależy od Twoich ustawień i może mieć postać np. twojafirma.reenio.cz, lub możesz ustawić ją bezpośrednio jako stronę z Twoją własną domeną. Strona jest responsywna i dostosowuje wyświetlanie do różnych urządzeń bez utraty treści czy funkcjonalności, a także obsługuje wiele wersji językowych, jeśli zwracasz się do klientów z różnych krajów.

Oprócz samodzielnego adresu stronę rezerwacyjną można osadzić bezpośrednio na Twojej istniejącej stronie internetowej za pomocą prostego kodu, dzięki czemu odwiedzający przechodzi cały proces rezerwacji w ramach Twojej własnej prezentacji internetowej. Można osadzić całą ofertę lub tylko konkretny termin czy usługę, ewentualnie ukryć niepotrzebne elementy, aby wygląd jak najlepiej pasował do Twojej strony.

Treść, wygląd i funkcjonalność strony rezerwacyjnej można w pewnym stopniu dostosować – od wyboru podstawowego układu, schematu kolorów, informacji zawartościowych aż po sposób wyświetlania oferty i ścieżkę zachowania klienta.

Automatyzuj komunikację z klientami dokładnie według swoich potrzeb – od przypomnień, przez ankiety satysfakcji, aż po oferty marketingowe, w formie e-maili lub SMS-ów. Możliwości własnych wiadomości są jednak znacznie szersze. Za pomocą własnych wiadomości można powiadamiać system lub urządzenie zewnętrzne albo informować administratorów czy pracowników.

Własne wiadomości pozwalają ustawić wysyłkę wiadomości powiązaną z konkretnym zdarzeniem w procesie rezerwacji oraz odpowiednim momentem w czasie. Zdarzenie może być automatyczne (utworzenie rezerwacji, koniec terminu itp.) lub powiązane z ręczną zmianą statusu rezerwacji w panelu administracyjnym czy aplikacji mobilnej.

• E-mail

  Podstawowy typ własnej wiadomości, w którym wysyłana jest tekstowa wiadomość e-mail z własną treścią.

• SMS

  Popularny typ wiadomości, który wprawdzie jest ograniczony rozmiarem i formatem, ale za to ma większą pewność dostarczenia.

• Webhook

  Techniczne rozwiązanie do powiadamiania systemu zewnętrznego o tym, że wystąpiło jakieś zdarzenie. Typowo do różnych automatyzacji.

• Aplikacja mobilna

  Szybka możliwość wysłania powiadomienia bezpośrednio do konkretnej aplikacji mobilnej reenio.

• Smartemailing

  Jeśli prosta treść tekstowa wiadomości e-mail nie wystarcza, można wykorzystać szablony i wysyłkę za pomocą narzędzia Smartemailing.

W odróżnieniu od powiadomień systemowych, które mają z góry określoną strukturę i treść, przy własnych wiadomościach sam określasz treść i cel wykorzystania – zazwyczaj chodzi o podziękowanie lub prośbę o opinię po zakończeniu terminu, przypomnienie przed zbliżającym się terminem, ofertę marketingową, instrukcje dotyczące rezerwacji, życzenia urodzinowe lub imieninowe (nawet z bonem podarunkowym) lub przypomnienie się klientowi, który dawno się nie rezerwował.

Treść własnych wiadomości może również zawierać tzw. zmienne zastępcze, które przy samej wysyłce wiadomości są zastępowane odpowiednią wartością, np. imieniem klienta, godziną rozpoczęcia rezerwacji. Własne wiadomości przypisuje się do terminów za pomocą grup wiadomości, dzięki czemu nie jest konieczne ustawianie reguł dla każdego terminu osobno, a jednocześnie zachowana jest elastyczność dla różnych sytuacji i potrzeb.

Specjalną cechą niektórych typów wiadomości i konkretnych zdarzeń jest możliwość uzupełnienia własnej wiadomości o elementy dynamiczne – ankietę satysfakcji lub wygenerowany kod bonu. Tutaj wszystko zależy od Ciebie, jak te możliwości zintegrujesz ze swoimi działaniami marketingowymi.

Połącz system rezerwacji z innymi aplikacjami, inteligentnymi urządzeniami lub procesami automatyzacji według własnych potrzeb, korzystając z API (Application Programming Interface).

Możliwość korzystania z interfejsu API otwiera zupełnie nowe spojrzenie na to, jak można pracować z danymi zarządzanymi i udostępnianymi przez system rezerwacji. Dzięki zapytaniom za pomocą technologii HTTP można uzyskać konkretne dane o rezerwacjach, przeglądy klientów, dokumenty księgowe, słowniki itp.

Kolejnym ważnym elementem są w tym zakresie tzw. Webhooki. Są to powiadomienia, które potrafią na podstawie zaistniałego zdarzenia powiadomić dowolny system zewnętrzny, że powstała nowa rezerwacja, że przyjęto płatność itp. Łącząc powiadomienie za pomocą Webhooka z późniejszym pobraniem danych przez API, można stworzyć kompleksową implementację własnej logiki przetwarzania danych.

Jeśli więc potrzebujesz tworzyć własne zestawienia statystyczne, sterować oświetleniem w hali w powiązaniu z trwającymi rezerwacjami, włączać ogrzewanie sauny, komunikować się z inteligentnym zamkiem itd., to wykorzystanie API oferowanego przez system rezerwacji jest niezbędne. Typowym zastosowaniem jest też bezpośrednie połączenie z usługami automatyzacji, takimi jak Make lub Home Assistant. Jakie dane i metody udostępnia API (w większości chodzi o dostęp do danych), szczegółowo opisano w dokumentacji.

System rezerwacji potrafi automatycznie informować klientów, ale również administratorów i pracowników, o wszystkim, co dzieje się wokół rezerwacji – wysyłanie powiadomień systemowych możesz ustawić według swoich potrzeb i sposobu działania.

Powiadomienia systemowe to automatyczne e-maile i SMS-y, które system wysyła w imieniu Twojej strony rezerwacyjnej bez żadnej dodatkowej ingerencji z Twojej strony. Należą do nich potwierdzenie udanej rezerwacji, potwierdzenie anulowania, potwierdzenie płatności, zatwierdzenie rezerwacji, PDF z kodami rezerwacji, powiadomienie o zbliżającym się terminie i inne.

W ustawieniach dla poszczególnych typów zdarzeń określasz, jakim kanałem mają być wysyłane – e-mailem, SMS-em lub oboma – oraz ewentualnie z jakim wyprzedzeniem. Na przykład powiadomienie o zbliżającym się wydarzeniu może zostać wysłane 24 godziny, a jednocześnie 3 godziny wcześniej. Wysyłka oczywiście zakłada, że masz do dyspozycji odpowiednie dane kontaktowe klienta.

• Dla klientów

  Cała komunikacja i informacje kierowane od systemu do klienta, wraz z przypomnieniem, aby rezerwacja niepotrzebnie nie przepadła.

• Dla administratorów

  Aby zapewnić podstawowy przegląd tego, co dzieje się w systemie, bez potrzeby stałej kontroli i logowania się do administracji.

• Dla pracowników

  Idealne, gdy trzeba powiadomić konkretnego pracownika, że powstała rezerwacja na jego usługi i musi się z tym liczyć.

W odróżnieniu od własnych wiadomości chodzi w tym przypadku o wiadomości o z góry określonej treści, uwzględniającej informacje o rezerwacji – ich treści ani formy nie można dowolnie modyfikować, można jedynie ustawić, kiedy i komu mają być wysyłane.