system rezerwacji dla
Twojej firmy

Zaoferuj swoim klientom bony podarunkowe na Twoje usługi, a jednocześnie umożliw im zakup bonów podarunkowych online – klient od razu otrzymuje swój bon e-mailem i może go podarować lub od razu wykorzystać.

Bony podarunkowe są częścią szerszej funkcjonalności bonów rabatowych i karnetów, gdzie dla wszystkich tych narzędzi obowiązuje podobny sposób i możliwości zastosowania. Bon tworzysz z góry określonymi parametrami – ustawionym okresem ważności, wysokością rabatu lub wartością, i przypisujesz go do konkretnych terminów, na które można go zastosować (możliwe jest więc posiadanie jednocześnie różnych bonów dla różnych ofert usług lub terminów, które w ogóle nie akceptują bonów). Klient otrzymuje następnie kod bonu, czy to bezpośrednio od Ciebie, czy poprzez zakup online.

• Kwota do jednorazowego wykorzystania

  Klasyczny bon o stałej wartości pieniężnej, zazwyczaj do jednorazowego wykorzystania jako prezent.

• Rabat procentowy

  Bon rabatowy na proporcjonalną część, zazwyczaj odpowiedni do rozdawania nowym klientom lub jako karnet itp.

• Kwota do stopniowego wykorzystania

  Bon ma określoną wartość pieniężną, która jest stopniowo wykorzystywana – forma wirtualnego portfela.

• Bez rabatu

  Typ bonu, który w żaden sposób nie zmienia ceny, ale można go wykorzystać np. do ograniczenia rezerwacji tylko dla wybranej grupy klientów.

W przypadku prawdziwie podarunkowych bonów ważna jest możliwość stworzenia własnego wyglądu (PDF), który uwzględni nie tylko Twój styl graficzny, cel wykorzystania, ale również możliwość umieszczenia dedykacji itp.

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Nie trać klientów tylko dlatego, że termin jest już w pełni zajęty – pozwól im zapisać się na listę rezerwową i automatycznie ich informuj, gdy tylko zwolni się dla nich miejsce, ponieważ poprzedni klient anuluje swoją rezerwację.

Funkcja listy rezerwowej pozwala klientom wyrazić zainteresowanie rezerwacją nawet w momencie, gdy termin nie ma już wolnej pojemności. Rezerwacja jeszcze wtedy dla nich nie powstaje, system tylko odnotowuje ich zainteresowanie wraz z danymi. Gdy tylko zwolni się odpowiednia pojemność (np. inny klient anuluje rezerwację), system automatycznie wybiera z kolejki osobę z listy rezerwowej według kolejności i dostępnej pojemności i tworzy dla niej standardową rezerwację ze wszystkim, co się z tym wiąże – wysłaniem potwierdzenia, ewentualnym wezwaniem do zapłaty, zasadami anulowania itp. Jeśli osoba z listy rezerwowej się nie załapie, system dalej jej już nie informuje.

Ta funkcjonalność jest dostępna tylko przy terminie typu Cały jeden termin i trzeba ją najpierw włączyć oraz ustawić jej parametry w ramach konkretnego terminu.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.

Dostosuj system rezerwacji do swojej działalności – niezależnie od tego, czy prowadzisz obiekt sportowy, salon kosmetyczny, wypożyczalnię, czy organizujesz kursy edukacyjne, system potrafi elastycznie reagować na różne potrzeby i wyobrażenia związane z konkretnym typem działalności. Oczywiście nadal jest to uniwersalny system chmurowy, a nie rozwiązanie szyte na miarę, więc niektóre bardzo specyficzne wyobrażenia dotyczące działania, wyglądu itd. mogą nie być realnie możliwe do pokrycia.

System oferuje szeroką gamę ustawień, dzięki którym można łatwiej dostosować rezerwację właśnie do Twoich klientów i działalności. Podstawą elastyczności są różne typy terminów (Cały jeden termin, Interwały, Cała sekwencja, Dowolny czas, Wielodniowy, Bon, Rezerwacja miejsc), spośród których można wybrać ten najbardziej odpowiedni – od jednorazowych warsztatów, przez godzinowy wynajem obiektów sportowych, aż po wielodniowe pobyty czy sprzedaż biletów na wydarzenia.

Na tej podstawie opiera się następnie szereg dalszych ustawień, dzięki którym można jeszcze bardziej dopracować proces: własne formularze rezerwacyjne do zbierania określonych danych, różne typy cen i rabatów, płatności online oraz płatności kredytem, zatwierdzanie rezerwacji, lista rezerwowa, pilnowanie kolizji między zasobami czy zautomatyzowana komunikacja za pomocą powiadomień systemowych i własnych wiadomości. Dzięki rolom użytkowników można zaangażować cały zespół z prawidłowo ustawionymi uprawnieniami, a poprzez API czy webhooki połączyć system rezerwacji z innymi systemami według potrzeb.

System rozwija się więc razem z działalnością – od prostego wdrożenia z minimalną konfiguracją aż po kompleksowe rozwiązanie wykorzystujące jednocześnie większość dostępnych funkcji.

Połącz system rezerwacji z innymi aplikacjami, inteligentnymi urządzeniami lub procesami automatyzacji według własnych potrzeb, korzystając z API (Application Programming Interface).

Możliwość korzystania z interfejsu API otwiera zupełnie nowe spojrzenie na to, jak można pracować z danymi zarządzanymi i udostępnianymi przez system rezerwacji. Dzięki zapytaniom za pomocą technologii HTTP można uzyskać konkretne dane o rezerwacjach, przeglądy klientów, dokumenty księgowe, słowniki itp.

Kolejnym ważnym elementem są w tym zakresie tzw. Webhooki. Są to powiadomienia, które potrafią na podstawie zaistniałego zdarzenia powiadomić dowolny system zewnętrzny, że powstała nowa rezerwacja, że przyjęto płatność itp. Łącząc powiadomienie za pomocą Webhooka z późniejszym pobraniem danych przez API, można stworzyć kompleksową implementację własnej logiki przetwarzania danych.

Jeśli więc potrzebujesz tworzyć własne zestawienia statystyczne, sterować oświetleniem w hali w powiązaniu z trwającymi rezerwacjami, włączać ogrzewanie sauny, komunikować się z inteligentnym zamkiem itd., to wykorzystanie API oferowanego przez system rezerwacji jest niezbędne. Typowym zastosowaniem jest też bezpośrednie połączenie z usługami automatyzacji, takimi jak Make lub Home Assistant. Jakie dane i metody udostępnia API (w większości chodzi o dostęp do danych), szczegółowo opisano w dokumentacji.

Chcesz wiedzieć, jak zadowoleni są Twoi klienci – wystarczy po zakończeniu terminu wysłać im prośbę o ocenę. System rezerwacji może w tym pomóc i może automatycznie wysyłać, zapisywać i przetwarzać ankiety satysfakcji od klientów.

Zbieranie opinii działa dzięki połączeniu dwóch funkcji – formularza oceny i własnych wiadomości. Formularz oceny definiuje własne pytania różnego typu, na które chcesz uzyskać odpowiedzi, a także ocenę za pomocą gwiazdek. Ten formularz można następnie połączyć z własną wiadomością, która zapewni jego wysłanie do klienta zgodnie z określonymi regułami i na podstawie konkretnego zdarzenia.

Prowadź na jednej stronie rezerwacyjnej dowolnie zróżnicowaną ofertę usług – wydarzenia jednorazowe, powtarzające się kursy, wynajem przestrzeni i sprzedaż biletów jednocześnie? System rezerwacji reenio potrafi obsłużyć nawet takie złożone modele biznesowe.

System rezerwacji reenio nie ogranicza się tylko do jednego rodzaju oferty – w ramach jednej strony możesz stworzyć dowolną liczbę zasobów (miejsc, usług, pracowników) i przypisać do każdego z nich terminy tego typu, który najlepiej pasuje do danej oferty. Obok siebie może więc funkcjonować np. godzinowy wynajem kortu poprzez terminy interwałowe, comiesięczny kurs jogi jako cała sekwencja, jednorazowe seminarium jako cały jeden termin oraz sprzedaż karnetów czy bonów podarunkowych – wszystko na jednej stronie rezerwacyjnej i w jednej administracji.

Przejrzystość tak zróżnicowanej oferty zapewnia rozdzielacz, który można ustawić jako wieloetapowy i przeprowadzić przez niego klienta krok po kroku (np. najpierw wybór usługi, potem pracownika lub oddziału).

Nie bez znaczenia jest też fakt, że dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system sam dopilnuje, aby ten sam zasób (np. konkretny pracownik lub sala) nie znalazł się jednocześnie w dwóch rezerwacjach, nawet jeśli jest wykorzystywany w różnych typach terminów i zasobów.

Pozwól klientom zapłacić za rezerwację lub bilety od razu online, jeszcze przed skorzystaniem z usługi – szybciej, wygodniej i z pewnością, że rezerwacja zostanie opłacona, a więc wykorzystana.

System reenio umożliwia wymaganie płatności z góry jako części procesu rezerwacji, dzięki czemu rezerwacja klienta staje się ważna dopiero po dokonaniu płatności. Sam decydujesz, czy płatność online jest obowiązkowa, czy pozostawiasz klientowi decyzję o zapłacie na miejscu. Przy płatności obowiązkowej można określić termin, do którego nowa rezerwacja musi zostać opłacona, w przeciwnym razie zostaje automatycznie anulowana, a miejsce zwalnia się dla kolejnego klienta.

W ramach płatności online można wybrać spośród kilku obsługiwanych bramek płatności. System rezerwacji zajmuje się wtedy technicznym połączeniem i komunikacją z wybraną bramką płatności, ale wszystkie sprawy handlowe i formalne załatwiasz bezpośrednio z dostawcą bramki płatności – otrzymane pieniądze masz pod pełną kontrolą, na swoim własnym koncie firmowym.

• GoPay

  Bramka płatności online oferująca szeroki wachlarz metod płatności, od płatności kartą po szybkie przelewy bankowe, Apple Pay czy Google Pay.

• Comgate

  Kolejna z czeskich bramek płatności, działająca również w innych krajach europejskich. Metody płatności są różne i pokrywają typowe potrzeby.

• Stripe

  Globalna bramka płatności, która staje się coraz bardziej popularna. Oferuje szybką integrację i zatwierdzenie, dzięki czemu płatności można zacząć przyjmować w ciągu kilku minut.

• Przelew bankowy

  Specjalny typ metody płatności, w którym system rezerwacji sam potrafi wygenerować kod QR do płatności, a następnie automatycznie weryfikować i dopasowywać otrzymane płatności.

Po pomyślnej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą i generuje oraz wysyła klientowi dokument potwierdzający płatność. System reenio oferuje szeroki zakres możliwości i funkcji do pracy z płatnościami, w tym eksporty, zwroty itp. Należy jednak pamiętać, że reenio samo w sobie nie jest systemem księgowym.

Dostarcz klientowi ważne informacje bezpośrednio na telefon, nawet w przypadkach, gdy z różnych powodów wiadomość e-mail nie wystarcza – potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed terminem lub instrukcje dotyczące korzystania z usług.

Wiadomości SMS są w systemie dostępne zarówno w formie powiadomień systemowych, jak i własnych wiadomości z dowolnym tekstem. Te mogą być następnie automatyczne, wysyłane w związku z jakimś zdarzeniem, lub wysyłane ręcznie bezpośrednio z profilu konkretnego klienta czy masowo dla wielu klientów naraz. Wiadomości SMS są ograniczone swoją długością i możliwościami przekazu, mimo to odgrywają ważną rolę w informowaniu klientów.

Ciekawą możliwością jest wykorzystanie SMS-ów do dodatkowych funkcjonalności. Niezależnie od tego, czy chodzi o weryfikację numeru telefonu klienta podczas rejestracji lub tworzenia nowej rezerwacji, czy jako techniczny kanał komunikacji – do sterowania urządzeniem za pomocą wcześniej zdefiniowanej treści wiadomości SMS, np. uruchomienie ogrzewania w saunie przed rozpoczęciem rezerwacji.

Zaoferuj klientom rezerwację na kilka kolejnych dni naraz – idealne dla wynajmu i noclegów, gdzie liczy się raczej w nocach czy dniach niż w godzinach.

Ten typ terminu pozwala klientowi zarezerwować jeden lub więcej kolejnych dni. Definicja terminów w tym przypadku następuje jeden po drugim (według zasobów), a system potrafi automatycznie takie terminy połączyć. Umożliwia to łatwe ustawienie np. różnej ceny dla różnych dni – zazwyczaj wyższej ceny za nocleg weekendowy w porównaniu z dniami powszednimi. W połączeniu z ceną warunkową kształtowanie cen w ramach tego typu terminu może więc być bardzo elastyczne.

Sprawdza się przede wszystkim przy noclegach i wynajmie przestrzeni, ale wykorzystasz go również przy najróżniejszych wypożyczalniach – samochodów, kamperów, rowerów elektrycznych czy innego sprzętu, gdzie cena i dostępność liczone są na poziomie dni czy nocy. Dzięki ustawieniu minimalnej i maksymalnej długości rezerwacji łatwo zaoferujesz wynajem tygodniowy lub weekendowy.

Automatyzuj komunikację z klientami dokładnie według swoich potrzeb – od przypomnień, przez ankiety satysfakcji, aż po oferty marketingowe, w formie e-maili lub SMS-ów. Możliwości własnych wiadomości są jednak znacznie szersze. Za pomocą własnych wiadomości można powiadamiać system lub urządzenie zewnętrzne albo informować administratorów czy pracowników.

Własne wiadomości pozwalają ustawić wysyłkę wiadomości powiązaną z konkretnym zdarzeniem w procesie rezerwacji oraz odpowiednim momentem w czasie. Zdarzenie może być automatyczne (utworzenie rezerwacji, koniec terminu itp.) lub powiązane z ręczną zmianą statusu rezerwacji w panelu administracyjnym czy aplikacji mobilnej.

• E-mail

  Podstawowy typ własnej wiadomości, w którym wysyłana jest tekstowa wiadomość e-mail z własną treścią.

• SMS

  Popularny typ wiadomości, który wprawdzie jest ograniczony rozmiarem i formatem, ale za to ma większą pewność dostarczenia.

• Webhook

  Techniczne rozwiązanie do powiadamiania systemu zewnętrznego o tym, że wystąpiło jakieś zdarzenie. Typowo do różnych automatyzacji.

• Aplikacja mobilna

  Szybka możliwość wysłania powiadomienia bezpośrednio do konkretnej aplikacji mobilnej reenio.

• Smartemailing

  Jeśli prosta treść tekstowa wiadomości e-mail nie wystarcza, można wykorzystać szablony i wysyłkę za pomocą narzędzia Smartemailing.

W odróżnieniu od powiadomień systemowych, które mają z góry określoną strukturę i treść, przy własnych wiadomościach sam określasz treść i cel wykorzystania – zazwyczaj chodzi o podziękowanie lub prośbę o opinię po zakończeniu terminu, przypomnienie przed zbliżającym się terminem, ofertę marketingową, instrukcje dotyczące rezerwacji, życzenia urodzinowe lub imieninowe (nawet z bonem podarunkowym) lub przypomnienie się klientowi, który dawno się nie rezerwował.

Treść własnych wiadomości może również zawierać tzw. zmienne zastępcze, które przy samej wysyłce wiadomości są zastępowane odpowiednią wartością, np. imieniem klienta, godziną rozpoczęcia rezerwacji. Własne wiadomości przypisuje się do terminów za pomocą grup wiadomości, dzięki czemu nie jest konieczne ustawianie reguł dla każdego terminu osobno, a jednocześnie zachowana jest elastyczność dla różnych sytuacji i potrzeb.

Specjalną cechą niektórych typów wiadomości i konkretnych zdarzeń jest możliwość uzupełnienia własnej wiadomości o elementy dynamiczne – ankietę satysfakcji lub wygenerowany kod bonu. Tutaj wszystko zależy od Ciebie, jak te możliwości zintegrujesz ze swoimi działaniami marketingowymi.