system rezerwacji dla
Twojej firmy

System rezerwacji potrafi automatycznie informować klientów, ale również administratorów i pracowników, o wszystkim, co dzieje się wokół rezerwacji – wysyłanie powiadomień systemowych możesz ustawić według swoich potrzeb i sposobu działania.

Powiadomienia systemowe to automatyczne e-maile i SMS-y, które system wysyła w imieniu Twojej strony rezerwacyjnej bez żadnej dodatkowej ingerencji z Twojej strony. Należą do nich potwierdzenie udanej rezerwacji, potwierdzenie anulowania, potwierdzenie płatności, zatwierdzenie rezerwacji, PDF z kodami rezerwacji, powiadomienie o zbliżającym się terminie i inne.

W ustawieniach dla poszczególnych typów zdarzeń określasz, jakim kanałem mają być wysyłane – e-mailem, SMS-em lub oboma – oraz ewentualnie z jakim wyprzedzeniem. Na przykład powiadomienie o zbliżającym się wydarzeniu może zostać wysłane 24 godziny, a jednocześnie 3 godziny wcześniej. Wysyłka oczywiście zakłada, że masz do dyspozycji odpowiednie dane kontaktowe klienta.

• Dla klientów

  Cała komunikacja i informacje kierowane od systemu do klienta, wraz z przypomnieniem, aby rezerwacja niepotrzebnie nie przepadła.

• Dla administratorów

  Aby zapewnić podstawowy przegląd tego, co dzieje się w systemie, bez potrzeby stałej kontroli i logowania się do administracji.

• Dla pracowników

  Idealne, gdy trzeba powiadomić konkretnego pracownika, że powstała rezerwacja na jego usługi i musi się z tym liczyć.

W odróżnieniu od własnych wiadomości chodzi w tym przypadku o wiadomości o z góry określonej treści, uwzględniającej informacje o rezerwacji – ich treści ani formy nie można dowolnie modyfikować, można jedynie ustawić, kiedy i komu mają być wysyłane.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

System reenio jest w ciągłym, nieustannym rozwoju, dzięki któremu przybywają nowe funkcje, integracje z kolejnymi narzędziami i urządzeniami oraz ulepszenia istniejących funkcji i elementów administracji czy strony rezerwacyjnej. Rozwój uwzględnia zarówno potrzeby użytkowników i ich działalności, jak i to, co dzieje się w świecie technologii – nowe rozwiązania techniczne czy technologie internetowe są stopniowo wprowadzane do systemu tak, aby każdy użytkownik mógł z nich efektywnie korzystać.

Rozwój jednocześnie automatycznie reaguje na aktualne wymogi formalne i prawne, na przykład w zakresie ochrony danych osobowych (RODO) lub obowiązków związanych ze zgłaszaniem nielegalnych treści czy odstąpieniem od umowy online. Dzięki temu możesz prowadzić system rezerwacji zgodnie z aktualnymi zasadami, bez konieczności samodzielnego śledzenia i rozwiązywania każdej zmiany prawnej.

Dzięki koncepcji systemu, który do swojego działania wykorzystuje technologie chmurowe i funkcjonuje w formie SaaS (Software as a Service), zawsze obowiązuje zasada, że nowe funkcje czy aktualizacje są dostępne dla wszystkich użytkowników. Dostępność tych funkcji i zmian jest zawsze automatyczna, a użytkownik nie musi wykonywać żadnej aktualizacji systemu ani instalacji.

Przegląd nowości i aktualnych zmian znajdziesz na bieżąco w dokumentacji lub w panelu administracyjnym systemu.

Rezerwacje w systemie reenio możesz połączyć bezpośrednio z obsługiwanymi inteligentnymi zamkami i tym samym automatycznie zarządzać dostępem klientów.

Obsługiwane są zamki Igloohome (możliwa również praca offline dzięki technologii algoPIN), Nuki oraz system Unifi Access od Ubiquiti. Każdy z nich ma swoją specyfikę i jest idealnym rozwiązaniem dla różnych typów działalności i scenariuszy pracy.

• Igloohome

  Nie tylko praca online za pośrednictwem bramy internetowej, ale również standardowy tryb offline dzięki algorytmowi algoPIN.

• Nuki

  Znana i sprawdzona marka inteligentnych zamków z rozwiązaniem chmurowym online.

• Unifi Access

  Profesjonalne rozwiązanie dla wymagających obiektów, umożliwiające pełną kontrolę dostępu i integrację np. z systemem kamer.

Cały proces może działać zgodnie z konkretnymi ustawieniami, ale zazwyczaj np. na 1 godzinę przed rezerwacją, która musi być opłacona, automatycznie generowany i wysyłany jest klientowi kod PIN ważny tylko dla niego i tylko na czas jego rezerwacji. W przypadku Igloohome istnieje możliwość, że zamek nie musi być połączony z internetem, a klient i tak otrzyma unikalny kod PIN. Połączenie online oferuje jednak większą elastyczność i kontrolę nad dostępem.

Aby korzystać z tej integracji, musisz mieć w panelu administracyjnym aktywną funkcję REENIO Connect oraz możliwość korzystania z Własnych wiadomości, za pośrednictwem których odbywa się sama automatyzacja. Unikalny kod PIN jest wysyłany klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Zapewnij klientom wybór konkretnego miejsca bezpośrednio na mapie sali, restauracji czy parkingu – czy to na cały termin, czy tylko na wybrany odcinek czasowy.

Ten typ terminu pozwala stworzyć mapę konkretnych miejsc i innych elementów, z których klient sam wybiera, gdzie chce siedzieć, stać, zaparkować samochód itp. Rezerwować można wówczas na dwa sposoby: albo na cały termin naraz (klasyczna sprzedaż biletów na wydarzenie z konkretnym miejscem), albo w formie dowolnego odcinka czasowego, gdy klient wybiera do miejsca również konkretny czas od–do (np. rezerwacja stolika w restauracji lub miejsca parkingowego). Sprawdza się przy koncertach, balach, teatrach, kinach, restauracjach, wynajmie sal, biurach współdzielonych czy miejscach parkingowych.

Mocną stroną tego terminu jest również kształtowanie cen, gdzie cena zależy od kategorii miejsca na mapie, do której można dodatkowo dodać warianty cenowe lub ceny warunkowe. W połączeniu z generowaniem osobnego kodu rezerwacji dla każdego zarezerwowanego miejsca powstaje dla poszczególnych miejsc zawsze osobny bilet z oznaczeniem konkretnego miejsca na mapie, dzięki czemu można łatwo odprawić poszczególnych uczestników osobno.

Zaoferuj stałym klientom korzystniejszy i wygodniejszy sposób płatności za powtarzające się wizyty – karnet na określoną liczbę wejść lub o określonej wartości, albo doładowywany kredyt klienta.

System reenio oferuje kilka sposobów, dzięki którym klienci mogą płacić za rezerwacje na podstawie wcześniej wpłaconej kwoty, zamiast pojedynczych, bezpośrednich płatności.

Karnety działają jak specjalny rodzaj bonu z ustaloną liczbą wejść lub stopniowo wykorzystywaną kwotą (karnet kredytowy). Zastosowanie kodu karnetu odpowiednio zmienia cenę rezerwacji, odejmując zdefiniowaną kwotę lub udzielając rabatu nawet do 100%. Kody te nie muszą być powiązane z konkretnym zarejestrowanym kontem klienta, dzięki czemu można je łatwo i elastycznie stosować. Można je również ograniczyć do konkretnych terminów, dzięki czemu jasno określasz, do których oferowanych aktywności karnet można zastosować, a do których nie.

Kredyt klienta z kolei działa jak wirtualny portfel powiązany z zarejestrowanym i zalogowanym kontem klienta. Klient może sam doładować kredyt online przez bramkę płatności (ewentualnie z bonusem), lub możesz go doładować ręcznie w administracji, np. przy płatności gotówką na recepcji. Portfel kredytowy może z zasady mieć ustawiony też termin ważności.

Oba rozwiązania można efektywnie wykorzystywać w połączeniu z płatnościami online, gdzie cały proces zakupu karnetów czy kredytów może być w pełni zautomatyzowany. Możliwości są szerokie i zawsze zależą od konkretnych ustawień i przemyślenia działania, jak i według jakich zasad te narzędzia prokliencie będą działać w konkretnym typie działalności.

System rezerwacji reenio działa przede wszystkim w chmurze Microsoft Azure, jednym z najbardziej rozpowszechnionych i najdokładniej zweryfikowanych rozwiązań chmurowych na świecie. Praca w chmurze oznacza, że nie musisz martwić się o własne serwery, ich konserwację ani tworzenie kopii zapasowych danych – o infrastrukturę, dostępność i bezpieczeństwo dba Microsoft, który długoterminowo inwestuje w wydajność, zabezpieczenia i certyfikacje platformy Azure. Niektóre wybrane usługi działają również na platformie Amazon Web Services (AWS).

Platforma Microsoft Azure jako pierwsze rozwiązanie chmurowe w Czechach zostało zweryfikowane i wpisane do katalogu cloud computingu eGovernmentu z najwyższym osiągalnym poziomem bezpieczeństwa BÚ3. Praca w tak zweryfikowanym środowisku zapewnia większą odporność na ataki czy awarie, nowoczesne zabezpieczenie danych oraz bieżące aktualizacje bezpieczeństwa już na poziomie samej platformy.

Dzięki pracy w chmurze system rezerwacji jest dostępny z dowolnego miejsca z dostępem do internetu i potrafi elastycznie reagować na rosnące wymagania – niezależnie od tego, czy chodzi o liczbę klientów, rezerwacji czy ilość danych.

Dostosuj system rezerwacji do swojej działalności – niezależnie od tego, czy prowadzisz obiekt sportowy, salon kosmetyczny, wypożyczalnię, czy organizujesz kursy edukacyjne, system potrafi elastycznie reagować na różne potrzeby i wyobrażenia związane z konkretnym typem działalności. Oczywiście nadal jest to uniwersalny system chmurowy, a nie rozwiązanie szyte na miarę, więc niektóre bardzo specyficzne wyobrażenia dotyczące działania, wyglądu itd. mogą nie być realnie możliwe do pokrycia.

System oferuje szeroką gamę ustawień, dzięki którym można łatwiej dostosować rezerwację właśnie do Twoich klientów i działalności. Podstawą elastyczności są różne typy terminów (Cały jeden termin, Interwały, Cała sekwencja, Dowolny czas, Wielodniowy, Bon, Rezerwacja miejsc), spośród których można wybrać ten najbardziej odpowiedni – od jednorazowych warsztatów, przez godzinowy wynajem obiektów sportowych, aż po wielodniowe pobyty czy sprzedaż biletów na wydarzenia.

Na tej podstawie opiera się następnie szereg dalszych ustawień, dzięki którym można jeszcze bardziej dopracować proces: własne formularze rezerwacyjne do zbierania określonych danych, różne typy cen i rabatów, płatności online oraz płatności kredytem, zatwierdzanie rezerwacji, lista rezerwowa, pilnowanie kolizji między zasobami czy zautomatyzowana komunikacja za pomocą powiadomień systemowych i własnych wiadomości. Dzięki rolom użytkowników można zaangażować cały zespół z prawidłowo ustawionymi uprawnieniami, a poprzez API czy webhooki połączyć system rezerwacji z innymi systemami według potrzeb.

System rozwija się więc razem z działalnością – od prostego wdrożenia z minimalną konfiguracją aż po kompleksowe rozwiązanie wykorzystujące jednocześnie większość dostępnych funkcji.

Zaoferuj klientom rezerwację dokładnie w czasie, który odpowiada im i Tobie – nie muszą mieścić się w z góry ustalonych blokach czasowych jak przy typie Interwał, po prostu wybierają start oraz długość zgodnie z możliwościami terminu.

Przy typie terminu Dowolny czas definiujesz okno czasowe, w którym rezerwacja jest możliwa, a dalsze ustawienia określają, w jakich krokach czasowych rezerwacja może się rozpoczynać i jak długo może trwać. Sprawdza się tam, gdzie podstawą są godziny otwarcia, a zazwyczaj chodzi o świadczenie różnych usług, takich jak wynajem przestrzeni, masaże, fryzjerstwo, solarium czy spotkania indywidualne.

W połączeniu z pilnowaniem kolizji ten typ oferuje bardzo elastyczną możliwość oferowania różnych usług, w różnych cenach i o różnej długości, w taki sposób, że zamówienie jednej usługi blokuje ofertę innych usług w tym samym czasie.

Docieraj i komunikuj się ze swoimi klientami w ich języku, niezależnie od tego, czy rezerwują z Czech, Polski czy z zagranicy – stronę rezerwacyjną i cały panel administracyjny można prowadzić jednocześnie w wielu wersjach językowych. Dla panelu administracyjnego dostępne są 4 obsługiwane języki, a dla strony rezerwacyjnej 7 języków do ewentualnej lokalizacji.

Własną treść, którą sam wprowadzasz do systemu (regulamin, opisy zasobów, nazwy terminów, informacje na stronie głównej itp.), musisz sam przetłumaczyć i zapewnić z własnej strony. System oferuje przejrzysty sposób zarządzania informacjami w wielu językach.

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Aplikacja mobilna reenio (Android i iOS) służy przede wszystkim do prostej i szybkiej odprawy poszczególnych rezerwacji i biletów online bezpośrednio na miejscu. Poza tym zawiera również przejrzysty kalendarz z rezerwacjami i listą klientów, dzięki czemu rezerwację można znaleźć nawet bez znajomości konkretnego kodu.

Aplikacja jest więc przeznaczona dla administratorów lub innych użytkowników (np. pracowników dorywczych, obsługi, recepcjonistów), którzy potrzebują szybkiego i sprawnego dostępu do danych i informacji. Bierze się przy tym pod uwagę, że do zalogowania w aplikacji użytkownik nie musi mieć dostępu do pełnej administracji systemu, a do logowania można wykorzystać specjalny autoryzacyjny kod QR.

Kod rezerwacji skanowany jest przede wszystkim w postaci kodu QR za pomocą aparatu urządzenia mobilnego, ale można go też wpisać ręcznie lub wyszukać. Przy większej liczbie odwiedzających warto zaopatrzyć się w urządzenie mobilne ze sprzętowym laserowym czytnikiem kodów – odczyt jest wtedy zdecydowanie szybszy i bardziej niezawodny. W połączeniu z trybem automatycznej odprawy, gdy kod, jeśli z rezerwacją/biletem wszystko jest w porządku, po zeskanowaniu po chwili sam oznacza się jako odprawiony, jest to bardzo szybki pomocnik.

Aplikacja potrafi odprawić również poszczególne miejsca w ramach jednej rezerwacji (np. konkretne siedzenia), a oprócz rezerwacji obsługuje też wykorzystanie bonów czy karnetów poprzez zeskanowanie ich kodu.