system rezerwacji dla centrum fitness

Zaoferuj stałym klientom korzystniejszy i wygodniejszy sposób płatności za powtarzające się wizyty – karnet na określoną liczbę wejść lub o określonej wartości, albo doładowywany kredyt klienta.

System reenio oferuje kilka sposobów, dzięki którym klienci mogą płacić za rezerwacje na podstawie wcześniej wpłaconej kwoty, zamiast pojedynczych, bezpośrednich płatności.

Karnety działają jak specjalny rodzaj bonu z ustaloną liczbą wejść lub stopniowo wykorzystywaną kwotą (karnet kredytowy). Zastosowanie kodu karnetu odpowiednio zmienia cenę rezerwacji, odejmując zdefiniowaną kwotę lub udzielając rabatu nawet do 100%. Kody te nie muszą być powiązane z konkretnym zarejestrowanym kontem klienta, dzięki czemu można je łatwo i elastycznie stosować. Można je również ograniczyć do konkretnych terminów, dzięki czemu jasno określasz, do których oferowanych aktywności karnet można zastosować, a do których nie.

Kredyt klienta z kolei działa jak wirtualny portfel powiązany z zarejestrowanym i zalogowanym kontem klienta. Klient może sam doładować kredyt online przez bramkę płatności (ewentualnie z bonusem), lub możesz go doładować ręcznie w administracji, np. przy płatności gotówką na recepcji. Portfel kredytowy może z zasady mieć ustawiony też termin ważności.

Oba rozwiązania można efektywnie wykorzystywać w połączeniu z płatnościami online, gdzie cały proces zakupu karnetów czy kredytów może być w pełni zautomatyzowany. Możliwości są szerokie i zawsze zależą od konkretnych ustawień i przemyślenia działania, jak i według jakich zasad te narzędzia prokliencie będą działać w konkretnym typie działalności.

Zaoferuj klientom rezerwację na stały odcinek czasowy z ograniczoną pojemnością – idealne tam, gdzie w jednym wydarzeniu musi móc uczestniczyć więcej osób, ale jednocześnie nie więcej, niż jesteś w stanie obsłużyć.

Przy terminie typu Cały jeden termin klient zawsze rezerwuje cały ustalony termin, czyli stały odcinek czasowy od–do, bez możliwości wyboru własnego czasu. Zazwyczaj chodzi o termin z wyższą pojemnością, odbywający się w stałym, ustalonym czasie – sprawdza się w przypadku wydarzeń i lekcji sportowych, seminariów, wykładów, koncertów, wernisaży, jednorazowych kursów, warsztatów lub zwiedzania.

Przy tym typie można włączyć również funkcję tzw. listy rezerwowej, dzięki której klient nawet po wyczerpaniu dostępnej pojemności może wyrazić zainteresowanie rezerwacją. Termin obsługuje również tworzenie powtarzających się rezerwacji, a także wydarzenia online.

Nie trać klientów tylko dlatego, że termin jest już w pełni zajęty – pozwól im zapisać się na listę rezerwową i automatycznie ich informuj, gdy tylko zwolni się dla nich miejsce, ponieważ poprzedni klient anuluje swoją rezerwację.

Funkcja listy rezerwowej pozwala klientom wyrazić zainteresowanie rezerwacją nawet w momencie, gdy termin nie ma już wolnej pojemności. Rezerwacja jeszcze wtedy dla nich nie powstaje, system tylko odnotowuje ich zainteresowanie wraz z danymi. Gdy tylko zwolni się odpowiednia pojemność (np. inny klient anuluje rezerwację), system automatycznie wybiera z kolejki osobę z listy rezerwowej według kolejności i dostępnej pojemności i tworzy dla niej standardową rezerwację ze wszystkim, co się z tym wiąże – wysłaniem potwierdzenia, ewentualnym wezwaniem do zapłaty, zasadami anulowania itp. Jeśli osoba z listy rezerwowej się nie załapie, system dalej jej już nie informuje.

Ta funkcjonalność jest dostępna tylko przy terminie typu Cały jeden termin i trzeba ją najpierw włączyć oraz ustawić jej parametry w ramach konkretnego terminu.

Pozwól klientom zapłacić za rezerwację lub bilety od razu online, jeszcze przed skorzystaniem z usługi – szybciej, wygodniej i z pewnością, że rezerwacja zostanie opłacona, a więc wykorzystana.

System reenio umożliwia wymaganie płatności z góry jako części procesu rezerwacji, dzięki czemu rezerwacja klienta staje się ważna dopiero po dokonaniu płatności. Sam decydujesz, czy płatność online jest obowiązkowa, czy pozostawiasz klientowi decyzję o zapłacie na miejscu. Przy płatności obowiązkowej można określić termin, do którego nowa rezerwacja musi zostać opłacona, w przeciwnym razie zostaje automatycznie anulowana, a miejsce zwalnia się dla kolejnego klienta.

W ramach płatności online można wybrać spośród kilku obsługiwanych bramek płatności. System rezerwacji zajmuje się wtedy technicznym połączeniem i komunikacją z wybraną bramką płatności, ale wszystkie sprawy handlowe i formalne załatwiasz bezpośrednio z dostawcą bramki płatności – otrzymane pieniądze masz pod pełną kontrolą, na swoim własnym koncie firmowym.

• GoPay

  Bramka płatności online oferująca szeroki wachlarz metod płatności, od płatności kartą po szybkie przelewy bankowe, Apple Pay czy Google Pay.

• Comgate

  Kolejna z czeskich bramek płatności, działająca również w innych krajach europejskich. Metody płatności są różne i pokrywają typowe potrzeby.

• Stripe

  Globalna bramka płatności, która staje się coraz bardziej popularna. Oferuje szybką integrację i zatwierdzenie, dzięki czemu płatności można zacząć przyjmować w ciągu kilku minut.

• Przelew bankowy

  Specjalny typ metody płatności, w którym system rezerwacji sam potrafi wygenerować kod QR do płatności, a następnie automatycznie weryfikować i dopasowywać otrzymane płatności.

Po pomyślnej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą i generuje oraz wysyła klientowi dokument potwierdzający płatność. System reenio oferuje szeroki zakres możliwości i funkcji do pracy z płatnościami, w tym eksporty, zwroty itp. Należy jednak pamiętać, że reenio samo w sobie nie jest systemem księgowym.

Rozwiąż też płatności przyjmowane osobiście na miejscu – oznacz rezerwację jako opłaconą, wygeneruj dokument księgowy i wydrukuj go od razu na drukarce kasowej (POS), lub od razu przyjmij płatność kartą przez podłączony terminal płatniczy.

Funkcja kasy pozwala oznaczyć rezerwację jako opłaconą bezpośrednio w panelu administracyjnym, nawet jeśli płatność odbyła się poza bramką płatności online, np. gotówką na recepcji. Do tak przyjętej płatności system potrafi następnie wystawić odpowiedni dokument księgowy, respektujący ustawioną numerację itp.

Do płatności kartą system można dodatkowo połączyć z terminalem płatniczym (SumUp, GP Tom, Comgate), dzięki czemu bezpośrednio przyciskiem w szczegółach rezerwacji wysyłane jest żądanie płatności na terminal, a po udanej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą, tworzy płatność oraz dokument i wysyła klientowi potwierdzenie e-mailem, tak samo jak przy płatności przez bramkę online.

Podziel pracę w administracji między cały zespół, jednocześnie zachowując kontrolę nad tym, kto co może widzieć, edytować i ustawiać – od pełnego dostępu administratora aż po samo podglądanie rezerwacji.

Dostęp do administracji systemu rezerwacji reenio może mieć dowolna liczba użytkowników na własnym koncie. System oferuje kilka ról użytkowników, które w połączeniu z konkretnymi uprawnieniami jasno określają, do jakich czynności dany użytkownik jest upoważniony.

• Administrator

  Pełny dostęp do wszystkich danych i ustawień.

• Pracownik

  Elastyczna rola, zazwyczaj dla użytkowników zarządzających rezerwacjami, terminami, komunikujących się z klientami itp.

• Recepcjonista

  Rola zaprojektowana do szybkiej i efektywnej pracy z istniejącymi rezerwacjami, ich tworzeniem i odprawą.

• Tylko do odczytu

  Dodatkowa rola przeznaczona wyłącznie do dostępu do informacji, zazwyczaj jako bezpieczny podgląd danych.

Dzięki rolom użytkowników i uprawnieniom pracę z rezerwacjami można powierzyć kolejnym osobom, bez konieczności udzielania im dostępu do ustawień strony rezerwacyjnej czy innych parametrów systemu – pracownik może więc np. obsługiwać rezerwacje, ale nie może ingerować w konfigurację systemu ani mieć dostępu do ewidencji płatności online. W konkretnych przypadkach można dodatkowo ustawić ograniczenie do konkretnej grupy rezerwacji według zasobu (np. tylko do określonego oddziału lub usługi).

Logowanie można zabezpieczyć weryfikacją dwuskładnikową, ewentualnie zastąpić wprowadzanie hasła nowoczesnymi kluczami dostępu (passkeys) – weryfikacją odciskiem palca, rozpoznawaniem twarzy lub blokadą ekranu bezpośrednio w urządzeniu użytkownika.

Ustaw ceny dla klientów dokładnie zgodnie ze swoją ofertą – różne kategorie klientów, rabaty za dłuższą rezerwację lub rezerwację dokonaną z wyprzedzeniem, kupony rabatowe oraz kombinację wszystkiego razem.

Cena rezerwacji w systemie reenio nie musi być tylko jedną stałą liczbą – system dostarcza narzędzia, aby wycenić ofertę inteligentnie i dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Możesz ustawić różne kategorie cenowe, na przykład wstęp dla osoby indywidualnej lub rodziny, które następnie automatycznie uwzględniane są w rezerwacji zgodnie z wyborem klienta.

Cenę dodatkowo możesz dostosować do konkretnych okoliczności rezerwacji – na przykład dając rabat klientom, którzy rezerwują termin z odpowiednim wyprzedzeniem, lub odwrotnie ustawiając inną stawkę za dłuższy pobyt czy wynajem. Dzięki własnemu formularzowi rezerwacyjnemu łatwo zaoferujesz też usługi dodatkowo płatne lub rabat dla wybranej grupy klientów.

Do kampanii marketingowych i kontrolowanego dostępu do wybranych terminów przydają się kupony rabatowe z własnym ustawieniem ważności i liczby użyć – niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazową akcję, rabat lojalnościowy, czy zamkniętą grupę, dla której termin otwierasz tylko przy użyciu odpowiedniego kodu.

Siła kształtowania cen polega na tym, że wszystkie te narzędzia można dowolnie łączyć i stosować jednocześnie. Ostateczna cena zawsze odpowiada dokładnie temu, jak chcesz oferować swoje usługi i co sam wybierze klient.

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.