system rezerwacji dla coworkingu

Zaoferuj stałym klientom korzystniejszy i wygodniejszy sposób płatności za powtarzające się wizyty – karnet na określoną liczbę wejść lub o określonej wartości, albo doładowywany kredyt klienta.

System reenio oferuje kilka sposobów, dzięki którym klienci mogą płacić za rezerwacje na podstawie wcześniej wpłaconej kwoty, zamiast pojedynczych, bezpośrednich płatności.

Karnety działają jak specjalny rodzaj bonu z ustaloną liczbą wejść lub stopniowo wykorzystywaną kwotą (karnet kredytowy). Zastosowanie kodu karnetu odpowiednio zmienia cenę rezerwacji, odejmując zdefiniowaną kwotę lub udzielając rabatu nawet do 100%. Kody te nie muszą być powiązane z konkretnym zarejestrowanym kontem klienta, dzięki czemu można je łatwo i elastycznie stosować. Można je również ograniczyć do konkretnych terminów, dzięki czemu jasno określasz, do których oferowanych aktywności karnet można zastosować, a do których nie.

Kredyt klienta z kolei działa jak wirtualny portfel powiązany z zarejestrowanym i zalogowanym kontem klienta. Klient może sam doładować kredyt online przez bramkę płatności (ewentualnie z bonusem), lub możesz go doładować ręcznie w administracji, np. przy płatności gotówką na recepcji. Portfel kredytowy może z zasady mieć ustawiony też termin ważności.

Oba rozwiązania można efektywnie wykorzystywać w połączeniu z płatnościami online, gdzie cały proces zakupu karnetów czy kredytów może być w pełni zautomatyzowany. Możliwości są szerokie i zawsze zależą od konkretnych ustawień i przemyślenia działania, jak i według jakich zasad te narzędzia prokliencie będą działać w konkretnym typie działalności.

Jeśli oferujesz usługi w regularnych odstępach czasowych (60 minut, 90 minut itd.), to jest to idealny typ terminu, oferujący prostą i przejrzystą rezerwację.

Typ terminu Interwał pozwala zdefiniować zakres czasowy w ramach jednego dnia i podzielić go na mniejsze, regularne odcinki. Klient na stronie rezerwacyjnej wybiera te konkretne odcinki czasowe, które mogą również następować po sobie, wydłużając w ten sposób jego rezerwację zgodnie z określonymi zasadami.

Ten typ terminu typowo sprawdza się w przypadku obiektów i kompleksów sportowych, usług doradczych i konsultacyjnych, wellness lub sauny.

Pozwól systemowi rezerwacji automatycznie pilnować, aby nigdy nie nakładały się na siebie dwie rezerwacje w tym samym czasie, jeśli korzystają z tego samego zasobu. Dzięki pilnowaniu kolizji nie ma problemu z stworzeniem złożonej oferty terminów i usług, przy jednoczesnym zapewnieniu efektywnego zarządzania rezerwacjami na ten sam moment czasowy.

Zasoby (usługa, pracownik, miejsce) służą w systemie reenio nie tylko jako podstawa informacyjna dla oferty terminów, ich filtrowania i nawigacji, ale również jako ważny element automatyzacji całego procesu rezerwacji. Dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system automatycznie ocenia, czy w danym czasie można utworzyć rezerwację, czy też doszłoby do kolizji z powodu zajętości wykorzystywanych zasobów – na przykład jeśli sauna miałaby być w tym samym czasie zajęta przez inną rezerwację, ale z inną wykorzystywaną usługą.

Jeśli chcesz rezerwować naprawdę efektywnie i chcesz zaoferować swoim klientom różne możliwości, usługi, ceny itd., to pilnowanie kolizji zdecydowanie warto dobrze zrozumieć i wykorzystać. Na przykład jeśli prowadzisz serwis opon i myjnię samochodową z 3 garażami, dzięki pilnowaniu kolizji możesz oferować różne usługi (terminy) w różnych garażach, a jeśli klient zarezerwuje jedną usługę w garażu 1, żadna kolejna rezerwacja na ten sam czas nie może już powstać dla garażu 1. I dokładnie tego automatycznie pilnuje system rezerwacji.

Pilnowanie kolizji jest dostępne niemal dla wszystkich typów terminów. Nie można go zastosować do pilnowania kolizji na poziomie poszczególnych miejsc na mapie siedzeń.

Pozwól klientom zapłacić za rezerwację lub bilety od razu online, jeszcze przed skorzystaniem z usługi – szybciej, wygodniej i z pewnością, że rezerwacja zostanie opłacona, a więc wykorzystana.

System reenio umożliwia wymaganie płatności z góry jako części procesu rezerwacji, dzięki czemu rezerwacja klienta staje się ważna dopiero po dokonaniu płatności. Sam decydujesz, czy płatność online jest obowiązkowa, czy pozostawiasz klientowi decyzję o zapłacie na miejscu. Przy płatności obowiązkowej można określić termin, do którego nowa rezerwacja musi zostać opłacona, w przeciwnym razie zostaje automatycznie anulowana, a miejsce zwalnia się dla kolejnego klienta.

W ramach płatności online można wybrać spośród kilku obsługiwanych bramek płatności. System rezerwacji zajmuje się wtedy technicznym połączeniem i komunikacją z wybraną bramką płatności, ale wszystkie sprawy handlowe i formalne załatwiasz bezpośrednio z dostawcą bramki płatności – otrzymane pieniądze masz pod pełną kontrolą, na swoim własnym koncie firmowym.

• GoPay

  Bramka płatności online oferująca szeroki wachlarz metod płatności, od płatności kartą po szybkie przelewy bankowe, Apple Pay czy Google Pay.

• Comgate

  Kolejna z czeskich bramek płatności, działająca również w innych krajach europejskich. Metody płatności są różne i pokrywają typowe potrzeby.

• Stripe

  Globalna bramka płatności, która staje się coraz bardziej popularna. Oferuje szybką integrację i zatwierdzenie, dzięki czemu płatności można zacząć przyjmować w ciągu kilku minut.

• Przelew bankowy

  Specjalny typ metody płatności, w którym system rezerwacji sam potrafi wygenerować kod QR do płatności, a następnie automatycznie weryfikować i dopasowywać otrzymane płatności.

Po pomyślnej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą i generuje oraz wysyła klientowi dokument potwierdzający płatność. System reenio oferuje szeroki zakres możliwości i funkcji do pracy z płatnościami, w tym eksporty, zwroty itp. Należy jednak pamiętać, że reenio samo w sobie nie jest systemem księgowym.

Zaoferuj klientom rezerwację na kilka kolejnych dni naraz – idealne dla wynajmu i noclegów, gdzie liczy się raczej w nocach czy dniach niż w godzinach.

Ten typ terminu pozwala klientowi zarezerwować jeden lub więcej kolejnych dni. Definicja terminów w tym przypadku następuje jeden po drugim (według zasobów), a system potrafi automatycznie takie terminy połączyć. Umożliwia to łatwe ustawienie np. różnej ceny dla różnych dni – zazwyczaj wyższej ceny za nocleg weekendowy w porównaniu z dniami powszednimi. W połączeniu z ceną warunkową kształtowanie cen w ramach tego typu terminu może więc być bardzo elastyczne.

Sprawdza się przede wszystkim przy noclegach i wynajmie przestrzeni, ale wykorzystasz go również przy najróżniejszych wypożyczalniach – samochodów, kamperów, rowerów elektrycznych czy innego sprzętu, gdzie cena i dostępność liczone są na poziomie dni czy nocy. Dzięki ustawieniu minimalnej i maksymalnej długości rezerwacji łatwo zaoferujesz wynajem tygodniowy lub weekendowy.

Rezerwacje w systemie reenio możesz połączyć bezpośrednio z obsługiwanymi inteligentnymi zamkami i tym samym automatycznie zarządzać dostępem klientów.

Obsługiwane są zamki Igloohome (możliwa również praca offline dzięki technologii algoPIN), Nuki oraz system Unifi Access od Ubiquiti. Każdy z nich ma swoją specyfikę i jest idealnym rozwiązaniem dla różnych typów działalności i scenariuszy pracy.

• Igloohome

  Nie tylko praca online za pośrednictwem bramy internetowej, ale również standardowy tryb offline dzięki algorytmowi algoPIN.

• Nuki

  Znana i sprawdzona marka inteligentnych zamków z rozwiązaniem chmurowym online.

• Unifi Access

  Profesjonalne rozwiązanie dla wymagających obiektów, umożliwiające pełną kontrolę dostępu i integrację np. z systemem kamer.

Cały proces może działać zgodnie z konkretnymi ustawieniami, ale zazwyczaj np. na 1 godzinę przed rezerwacją, która musi być opłacona, automatycznie generowany i wysyłany jest klientowi kod PIN ważny tylko dla niego i tylko na czas jego rezerwacji. W przypadku Igloohome istnieje możliwość, że zamek nie musi być połączony z internetem, a klient i tak otrzyma unikalny kod PIN. Połączenie online oferuje jednak większą elastyczność i kontrolę nad dostępem.

Aby korzystać z tej integracji, musisz mieć w panelu administracyjnym aktywną funkcję REENIO Connect oraz możliwość korzystania z Własnych wiadomości, za pośrednictwem których odbywa się sama automatyzacja. Unikalny kod PIN jest wysyłany klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

System rezerwacji potrafi automatycznie informować klientów, ale również administratorów i pracowników, o wszystkim, co dzieje się wokół rezerwacji – wysyłanie powiadomień systemowych możesz ustawić według swoich potrzeb i sposobu działania.

Powiadomienia systemowe to automatyczne e-maile i SMS-y, które system wysyła w imieniu Twojej strony rezerwacyjnej bez żadnej dodatkowej ingerencji z Twojej strony. Należą do nich potwierdzenie udanej rezerwacji, potwierdzenie anulowania, potwierdzenie płatności, zatwierdzenie rezerwacji, PDF z kodami rezerwacji, powiadomienie o zbliżającym się terminie i inne.

W ustawieniach dla poszczególnych typów zdarzeń określasz, jakim kanałem mają być wysyłane – e-mailem, SMS-em lub oboma – oraz ewentualnie z jakim wyprzedzeniem. Na przykład powiadomienie o zbliżającym się wydarzeniu może zostać wysłane 24 godziny, a jednocześnie 3 godziny wcześniej. Wysyłka oczywiście zakłada, że masz do dyspozycji odpowiednie dane kontaktowe klienta.

• Dla klientów

  Cała komunikacja i informacje kierowane od systemu do klienta, wraz z przypomnieniem, aby rezerwacja niepotrzebnie nie przepadła.

• Dla administratorów

  Aby zapewnić podstawowy przegląd tego, co dzieje się w systemie, bez potrzeby stałej kontroli i logowania się do administracji.

• Dla pracowników

  Idealne, gdy trzeba powiadomić konkretnego pracownika, że powstała rezerwacja na jego usługi i musi się z tym liczyć.

W odróżnieniu od własnych wiadomości chodzi w tym przypadku o wiadomości o z góry określonej treści, uwzględniającej informacje o rezerwacji – ich treści ani formy nie można dowolnie modyfikować, można jedynie ustawić, kiedy i komu mają być wysyłane.

Ustaw ceny dla klientów dokładnie zgodnie ze swoją ofertą – różne kategorie klientów, rabaty za dłuższą rezerwację lub rezerwację dokonaną z wyprzedzeniem, kupony rabatowe oraz kombinację wszystkiego razem.

Cena rezerwacji w systemie reenio nie musi być tylko jedną stałą liczbą – system dostarcza narzędzia, aby wycenić ofertę inteligentnie i dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Możesz ustawić różne kategorie cenowe, na przykład wstęp dla osoby indywidualnej lub rodziny, które następnie automatycznie uwzględniane są w rezerwacji zgodnie z wyborem klienta.

Cenę dodatkowo możesz dostosować do konkretnych okoliczności rezerwacji – na przykład dając rabat klientom, którzy rezerwują termin z odpowiednim wyprzedzeniem, lub odwrotnie ustawiając inną stawkę za dłuższy pobyt czy wynajem. Dzięki własnemu formularzowi rezerwacyjnemu łatwo zaoferujesz też usługi dodatkowo płatne lub rabat dla wybranej grupy klientów.

Do kampanii marketingowych i kontrolowanego dostępu do wybranych terminów przydają się kupony rabatowe z własnym ustawieniem ważności i liczby użyć – niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazową akcję, rabat lojalnościowy, czy zamkniętą grupę, dla której termin otwierasz tylko przy użyciu odpowiedniego kodu.

Siła kształtowania cen polega na tym, że wszystkie te narzędzia można dowolnie łączyć i stosować jednocześnie. Ostateczna cena zawsze odpowiada dokładnie temu, jak chcesz oferować swoje usługi i co sam wybierze klient.

Zaoferuj klientom rezerwację na stały odcinek czasowy z ograniczoną pojemnością – idealne tam, gdzie w jednym wydarzeniu musi móc uczestniczyć więcej osób, ale jednocześnie nie więcej, niż jesteś w stanie obsłużyć.

Przy terminie typu Cały jeden termin klient zawsze rezerwuje cały ustalony termin, czyli stały odcinek czasowy od–do, bez możliwości wyboru własnego czasu. Zazwyczaj chodzi o termin z wyższą pojemnością, odbywający się w stałym, ustalonym czasie – sprawdza się w przypadku wydarzeń i lekcji sportowych, seminariów, wykładów, koncertów, wernisaży, jednorazowych kursów, warsztatów lub zwiedzania.

Przy tym typie można włączyć również funkcję tzw. listy rezerwowej, dzięki której klient nawet po wyczerpaniu dostępnej pojemności może wyrazić zainteresowanie rezerwacją. Termin obsługuje również tworzenie powtarzających się rezerwacji, a także wydarzenia online.