system rezerwacji dla terapeutów

Nie pozwól klientom tworzyć rezerwacji online bez Twojej zgody, lecz sam decyduj, którą rezerwację zatwierdzisz – jest to przydatne wszędzie tam, gdzie prośbę o rezerwację trzeba najpierw ocenić, zanim faktycznie przypiszesz klientowi termin.

Funkcja zatwierdzania rezerwacji zmienia standardowy proces w taki sposób, że rezerwacja utworzona przez klienta nie powstaje od razu jako zatwierdzona, lecz najpierw czeka na Twoje zatwierdzenie w panelu administracyjnym. Klient po utworzeniu rezerwacji otrzymuje informację, że jego rezerwacja czeka na zatwierdzenie, a ostateczne potwierdzenie (ewentualnie także wezwanie do płatności online) otrzymuje dopiero w momencie, gdy sam zatwierdzisz rezerwację lub ją odrzucisz.

Przydaje się to wszędzie tam, gdzie chcesz mieć pełną kontrolę nad obłożeniem terminów – na przykład przy indywidualnych konsultacjach, gdzie najpierw musisz sprawdzić, czy termin jest odpowiedni, przy usługach wymagających zapewnienia dodatkowych potrzeb, lub tam, gdzie chcesz zapobiec przypadkowym lub nieodpowiednim rezerwacjom.

Zaoferuj klientom rezerwację na stały odcinek czasowy z ograniczoną pojemnością – idealne tam, gdzie w jednym wydarzeniu musi móc uczestniczyć więcej osób, ale jednocześnie nie więcej, niż jesteś w stanie obsłużyć.

Przy terminie typu Cały jeden termin klient zawsze rezerwuje cały ustalony termin, czyli stały odcinek czasowy od–do, bez możliwości wyboru własnego czasu. Zazwyczaj chodzi o termin z wyższą pojemnością, odbywający się w stałym, ustalonym czasie – sprawdza się w przypadku wydarzeń i lekcji sportowych, seminariów, wykładów, koncertów, wernisaży, jednorazowych kursów, warsztatów lub zwiedzania.

Przy tym typie można włączyć również funkcję tzw. listy rezerwowej, dzięki której klient nawet po wyczerpaniu dostępnej pojemności może wyrazić zainteresowanie rezerwacją. Termin obsługuje również tworzenie powtarzających się rezerwacji, a także wydarzenia online.

Prowadź przejrzystą bazę klientów wraz z historią rezerwacji oraz szeregiem powiązanych narzędzi. System reenio automatycznie tworzy bazę klientów na podstawie dokonanych rezerwacji lub bezpośredniej rejestracji. Zarejestrowany klient zyskuje możliwość zalogowania się i zarządzania swoimi rezerwacjami bezpośrednio na stronie rezerwacyjnej. Jeśli wykorzystywany jest kredyt klienta, wówczas w ramach swojego konta widzi saldo i może je doładowywać online.

W zależności od ustawień rezerwację można umożliwić także bez rejestracji, wyłącznie poprzez podanie e-maila lub numeru telefonu, co jest odpowiednie zwłaszcza tam, gdzie nie zakłada się regularnego i częstego korzystania z systemu rezerwacji przez jednego konkretnego klienta.

Dobrze prowadzona, rozbudowana baza klientów to ważne narzędzie marketingowe. System oferuje możliwość masowej wysyłki wiadomości e-mail lub SMS, co jest odpowiednie do dotarcia do klientów z nową ofertą, akcją rabatową, ale również informacjami operacyjnymi czy w ramach zarządzania kryzysowego.

Częścią bazy klientów są oczywiście dane osobowe, co dziś wymaga określonego sposobu postępowania z nimi oraz ich ochrony. System rezerwacji umożliwia ustawienie automatycznego usuwania danych osobowych po upływie wybranego okresu i ewidencjonuje również żądania klientów dotyczące usunięcia danych. Ułatwia to spełnianie wymogów RODO w powiązaniu z zasadami określonymi w ramach konkretnej działalności.

Jeśli potrzebujesz zaimportować bazę klientów z innego systemu lub ręcznie prowadzonej tabeli, to żaden problem – istniejącą listę klientów można łatwo i sprawnie zaimportować do systemu reenio.

Poznaj o klientach wszystko, co potrzebne, już na etapie rezerwacji – rozszerz standardowy formularz o własne pola i dostosuj formularz do konkretnego terminu oraz typu usługi.

Własne formularze rezerwacyjne pozwalają uzupełnić standardowy formularz rezerwacji (imię, e-mail, telefon) o dowolne dodatkowe pola według potrzeb Twojej działalności – od pól wyboru, przez wybór z listy opcji, wpisywanie tekstu, aż po przesyłanie plików (np. zdjęcie klienta lub skan potwierdzenia). Możliwe jest również wprowadzanie danych specjalistycznych, gdy system zajmuje się kontrolą ich poprawnego formatu.

Poszczególne własne pola można wymagać jako obowiązkowe lub wyświetlać je dopiero na podstawie zarezerwowanej pojemności lub wcześniej wybranej wartości. Specjalną grupę tworzą pola formularza, które wpływają na cenę rezerwacji – dzięki temu łatwo rozwiązać np. dopłatę za wypożyczenie sprzętu, rabat dla członków lub korektę ceny przy ponadstandardowym zakresie świadczonej usługi.

Formularz można przypisać do pojedynczego terminu lub ustawić globalnie, aby obowiązywał automatycznie dla wszystkich terminów na stronie rezerwacyjnej. Praca z własnymi formularzami jest więc bardzo prosta, a jednocześnie oferuje bardzo szerokie możliwości wykorzystania.

Dane wprowadzone w ramach własnego formularza rezerwacyjnego są zapisywane jako część konkretnej rezerwacji i można je również uwzględnić w eksporcie do Excela oraz dalej wykorzystywać według potrzeb.

Pozyskuj od klientów potrzebne dokumenty bezpośrednio w trakcie rezerwacji – zgody, potwierdzenia, zdjęcia lub inne pliki, które masz następnie zawsze pod ręką przy konkretnej rezerwacji czy kliencie. Podobnie można przechowywać dokumenty również przy konkretnym kliencie i mieć w ten sposób kompletny profil oraz jego historię.

Funkcja magazynu umożliwia klientom przesyłanie, a systemowi zapisywanie plików powiązanych z konkretną rezerwacją lub profilem klienta. Typowym zastosowaniem są różne potwierdzenia, pełnomocnictwa, zdjęcia lub kopie dokumentów potrzebnych do świadczenia usługi – wszystko, co ułatwi komunikację oraz sam przebieg świadczenia usługi, ponieważ dokumenty masz do dyspozycji już w momencie rezerwacji.

Przesyłanie plików dodaje się do formularza rezerwacyjnego za pomocą własnych formularzy jako samodzielne pole formularza. Plik można uzyskać również w procesie rejestracji klienta, poprzez analogiczne rozszerzenie formularza rejestracyjnego. Kolejną możliwością jest zarządzanie plikami bezpośrednio w administracji, gdzie można z nimi zazwyczaj pracować w ramach szczegółów konkretnego klienta.

Jeśli oferujesz usługi w regularnych odstępach czasowych (60 minut, 90 minut itd.), to jest to idealny typ terminu, oferujący prostą i przejrzystą rezerwację.

Typ terminu Interwał pozwala zdefiniować zakres czasowy w ramach jednego dnia i podzielić go na mniejsze, regularne odcinki. Klient na stronie rezerwacyjnej wybiera te konkretne odcinki czasowe, które mogą również następować po sobie, wydłużając w ten sposób jego rezerwację zgodnie z określonymi zasadami.

Ten typ terminu typowo sprawdza się w przypadku obiektów i kompleksów sportowych, usług doradczych i konsultacyjnych, wellness lub sauny.

Synchronizacja kalendarza umożliwia połączenie systemu reenio z kalendarzem zewnętrznym. Typowe jest połączenie z kalendarzem Google, które ustawia się w prosty sposób poprzez zalogowanie kontem Google i udzielenie dostępu.

Rezerwacje utworzone w systemie reenio pojawią się w Twoim kalendarzu, natomiast odwrotnie – rezerwacje z Twoich wydarzeń w kalendarzu Google nie powstają (proces rezerwacji jest na tyle złożony, że samo wydarzenie w kalendarzu nie wystarczy). W przeciwnym kierunku, czyli z kalendarza Google do systemu reenio, synchronizacja jest więc możliwa tylko w ograniczonym zakresie – wydarzenia mogą być synchronizowane jako blokady czasu, dzięki czemu na dany termin nie będzie już można utworzyć kolejnej nowej rezerwacji.

Pozwól systemowi rezerwacji automatycznie pilnować, aby nigdy nie nakładały się na siebie dwie rezerwacje w tym samym czasie, jeśli korzystają z tego samego zasobu. Dzięki pilnowaniu kolizji nie ma problemu z stworzeniem złożonej oferty terminów i usług, przy jednoczesnym zapewnieniu efektywnego zarządzania rezerwacjami na ten sam moment czasowy.

Zasoby (usługa, pracownik, miejsce) służą w systemie reenio nie tylko jako podstawa informacyjna dla oferty terminów, ich filtrowania i nawigacji, ale również jako ważny element automatyzacji całego procesu rezerwacji. Dzięki pilnowaniu kolizji w czasie system automatycznie ocenia, czy w danym czasie można utworzyć rezerwację, czy też doszłoby do kolizji z powodu zajętości wykorzystywanych zasobów – na przykład jeśli sauna miałaby być w tym samym czasie zajęta przez inną rezerwację, ale z inną wykorzystywaną usługą.

Jeśli chcesz rezerwować naprawdę efektywnie i chcesz zaoferować swoim klientom różne możliwości, usługi, ceny itd., to pilnowanie kolizji zdecydowanie warto dobrze zrozumieć i wykorzystać. Na przykład jeśli prowadzisz serwis opon i myjnię samochodową z 3 garażami, dzięki pilnowaniu kolizji możesz oferować różne usługi (terminy) w różnych garażach, a jeśli klient zarezerwuje jedną usługę w garażu 1, żadna kolejna rezerwacja na ten sam czas nie może już powstać dla garażu 1. I dokładnie tego automatycznie pilnuje system rezerwacji.

Pilnowanie kolizji jest dostępne niemal dla wszystkich typów terminów. Nie można go zastosować do pilnowania kolizji na poziomie poszczególnych miejsc na mapie siedzeń.

Pozwól klientom zapłacić za rezerwację lub bilety od razu online, jeszcze przed skorzystaniem z usługi – szybciej, wygodniej i z pewnością, że rezerwacja zostanie opłacona, a więc wykorzystana.

System reenio umożliwia wymaganie płatności z góry jako części procesu rezerwacji, dzięki czemu rezerwacja klienta staje się ważna dopiero po dokonaniu płatności. Sam decydujesz, czy płatność online jest obowiązkowa, czy pozostawiasz klientowi decyzję o zapłacie na miejscu. Przy płatności obowiązkowej można określić termin, do którego nowa rezerwacja musi zostać opłacona, w przeciwnym razie zostaje automatycznie anulowana, a miejsce zwalnia się dla kolejnego klienta.

W ramach płatności online można wybrać spośród kilku obsługiwanych bramek płatności. System rezerwacji zajmuje się wtedy technicznym połączeniem i komunikacją z wybraną bramką płatności, ale wszystkie sprawy handlowe i formalne załatwiasz bezpośrednio z dostawcą bramki płatności – otrzymane pieniądze masz pod pełną kontrolą, na swoim własnym koncie firmowym.

• GoPay

  Bramka płatności online oferująca szeroki wachlarz metod płatności, od płatności kartą po szybkie przelewy bankowe, Apple Pay czy Google Pay.

• Comgate

  Kolejna z czeskich bramek płatności, działająca również w innych krajach europejskich. Metody płatności są różne i pokrywają typowe potrzeby.

• Stripe

  Globalna bramka płatności, która staje się coraz bardziej popularna. Oferuje szybką integrację i zatwierdzenie, dzięki czemu płatności można zacząć przyjmować w ciągu kilku minut.

• Przelew bankowy

  Specjalny typ metody płatności, w którym system rezerwacji sam potrafi wygenerować kod QR do płatności, a następnie automatycznie weryfikować i dopasowywać otrzymane płatności.

Po pomyślnej płatności system automatycznie oznacza rezerwację jako opłaconą i generuje oraz wysyła klientowi dokument potwierdzający płatność. System reenio oferuje szeroki zakres możliwości i funkcji do pracy z płatnościami, w tym eksporty, zwroty itp. Należy jednak pamiętać, że reenio samo w sobie nie jest systemem księgowym.