Zwiedzanie hali produkcyjnej przez potencjalnych odbiorców, wycieczka do zakładu dla studentów, termin oględzin nieruchomości z agentem lub zorganizowane zwiedzanie oddziału położniczego przez przyszłych rodziców – wszystkie te sytuacje mają jedną wspólną cechę: ktoś musi przyjść w konkretne miejsce o konkretnej godzinie, a organizator musi mieć nad tym kontrolę. Bez uporządkowanego systemu terminy są koordynowane ręcznie między wieloma osobami. System rezerwacji wprowadza do tego procesu porządek i przejrzystość – oraz oszczędza czas osób odpowiedzialnych za organizację wizyt.
Co trzeba rozwiązać...
- Oferowanie konkretnych przedziałów czasowych na wizyty z możliwością wyboru online przez zainteresowaną osobę.
- Zbieranie informacji o uczestniku lub grupie jeszcze przed samą wizytą..
- Automatyczna komunikacja z uczestnikami – instrukcje dotyczące dojazdu, miejsca zbiórki i rzeczy, które należy zabrać ze sobą.
- Ewidencja wizyt i odwiedzających na potrzeby wewnętrzne lub późniejszego kontaktu handlowego.
- Synchronizacja terminów wizyt z osobistymi kalendarzami pracowników lub agentów.
Agent nieruchomości, który zajmuje się jednocześnie wieloma nieruchomościami, musi oferować terminy prezentacji w taki sposób, aby nie kolidowały one ze sobą ani z jego pozostałymi zobowiązaniami. Tradycyjny sposób – uzgadnianie przez telefon i ręczne zapisywanie w kalendarzu – przestaje działać, gdy rośnie liczba nieruchomości lub agentów w zespole. Internetowy system rezerwacji pozwala każdej zainteresowanej osobie samodzielnie wybrać termin i natychmiast otrzymać potwierdzenie, podczas gdy agent widzi wszystkie zaplanowane prezentacje w jednym miejscu. Każdą nieruchomość można zarejestrować jako osobny zasób z własną dostępnością – jeśli w danym czasie odbywa się w niej inna prezentacja, system nie pozwoli ponownie zaoferować tego samego terminu. To samo dotyczy samych agentów – system automatycznie wykrywa kolizje w kalendarzu, dzięki czemu nikt nie musi ręcznie sprawdzać nakładających się terminów. W przypadku biur zatrudniających więcej osób warto ustawić różne role użytkowników – każdy agent zarządza swoim portfolio, a kierownik ma wgląd w pracę całego zespołu. Synchronizacja z Kalendarzem Google sprawia, że terminy prezentacji pojawiają się bezpośrednio tam, gdzie agent planuje swój dzień.
Zakłady produkcyjne, szpitale i inne organizacje, które regularnie przyjmują gości z zewnątrz, mierzą się z nieco innymi problemami. Wizyta klienta, inwestora lub grupy studentów w hali produkcyjnej musi zostać wcześniej przygotowana, uczestnicy muszą znać zasady bezpieczeństwa, a osoba odpowiedzialna musi wiedzieć, kogo i o której godzinie ma przyjąć. Automatyczne potwierdzenie zawierające dokładne instrukcje – gdzie zaparkować, w której portierni się zgłosić i co zabrać ze sobą – znacznie zmniejsza liczbę pytań jeszcze przed przyjazdem. Formularz rezerwacji można rozszerzyć o własne pola – liczbę osób w grupie, nazwę firmy lub instytucji, cel wizyty czy potwierdzenie zapoznania się z zasadami bezpieczeństwa. Do rezerwacji można dołączyć materiały informacyjne lub dokumenty dotyczące wizyty i automatycznie dostarczyć je klientowi. Organizacjom, w których istotna jest ścisła kontrola dostępu, system oferuje możliwość zatwierdzania każdego zgłoszenia przez organizatora – termin zostanie potwierdzony zainteresowanej osobie dopiero po ręcznym zatwierdzeniu, a nie automatycznie. Ewidencja przyjętych gości może następnie służyć również jako podstawa do raportowania wewnętrznego lub dalszych działań handlowych.
